W Lab Dostępności analizujemy takie przypadki nie tylko technicznie, ale też organizacyjnie: sprawdzamy proces, odpowiedzialność za treści i realny wpływ dostępności na użytkowników.
Serwisy publiczne gromadzą dużą liczbę dokumentów: regulaminy, formularze, sprawozdania, zarządzenia, ogłoszenia, załączniki, informacje archiwalne i pliki robocze. Z czasem trudno ustalić, które z nich są aktualne, dostępne cyfrowo i nadal potrzebne użytkownikom.
Systemowy przegląd dokumentów pozwala uporządkować zasoby i ustalić, które pliki wymagają poprawy, zastąpienia wersją HTML, archiwizacji albo wycofania z aktywnej struktury strony.
Problem
Najczęstszy problem polega na tym, że dokumenty są publikowane przez lata bez regularnego przeglądu. W serwisie pozostają stare formularze, nieaktualne regulaminy, pliki bez jasnych nazw, dokumenty bez informacji o dacie obowiązywania oraz załączniki, których dostępność nie została sprawdzona.
Dla użytkownika oznacza to ryzyko pobrania niewłaściwego dokumentu. Dla organizacji oznacza to trudność w zarządzaniu informacją, odpowiedzialnością i zgodnością z wymaganiami dostępności cyfrowej.
Zakres pracy
- spis dokumentów opublikowanych w serwisie,
- ocena aktualności plików,
- sprawdzenie nazw dokumentów,
- weryfikacja formatów i rozmiarów plików,
- ocena dostępności PDF, DOCX i ODT,
- identyfikacja dokumentów wymagających wersji HTML,
- ustalenie właścicieli merytorycznych dokumentów,
- podział na dokumenty bieżące, archiwalne i do wycofania,
- przygotowanie planu naprawczego.
Najważniejsze ustalenia
Najważniejsze jest to, że nie każdy dokument wymaga takiego samego poziomu pilności. Priorytet powinny mieć dokumenty potrzebne do załatwienia sprawy, formularze, aktualne regulaminy, informacje o procedurach i dokumenty często pobierane przez użytkowników.
Dokumenty o znaczeniu informacyjnym powinny być, gdy to możliwe, publikowane również jako treść HTML. Plik do pobrania może być dodatkiem, ale nie powinien być jedynym sposobem uzyskania kluczowej informacji.
Rekomendacje
- przygotować rejestr dokumentów cyfrowych,
- przypisać właścicieli merytorycznych do grup dokumentów,
- oznaczyć dokumenty aktualne, archiwalne i do wycofania,
- w pierwszej kolejności poprawić formularze i dokumenty najważniejsze dla użytkowników,
- publikować kluczowe informacje jako HTML,
- stosować zrozumiałe nazwy plików,
- przy linkach do dokumentów podawać format i rozmiar,
- ustalić cykliczny przegląd dokumentów,
- połączyć przegląd dokumentów z archiwizacją i deklaracją dostępności.
Efekt
Systemowy przegląd dokumentów porządkuje serwis i zmniejsza ryzyko publikowania nieaktualnych albo niedostępnych plików. Użytkownik łatwiej znajduje właściwy dokument, a organizacja wie, które zasoby wymagają dalszych działań.
To również dobra podstawa do aktualizacji deklaracji dostępności, planu naprawczego oraz procedury publikowania nowych dokumentów.