W Lab Dostępności analizujemy takie przypadki nie tylko technicznie, ale też organizacyjnie: sprawdzamy proces, odpowiedzialność za treści i realny wpływ dostępności na użytkowników.
Dostępność BIP nie kończy się na WCAG. Biuletyn Informacji Publicznej powinien być nie tylko technicznie dostępny, ale również kompletny, aktualny i logicznie uporządkowany. Użytkownik powinien móc ustalić, czym zajmuje się instytucja, kto odpowiada za określone obszary, jakie dokumenty są publikowane i jak uzyskać informację, której nie ma w BIP.
W tym przypadku analizie poddano BIP instytucji kultury pod kątem zgodności formalno-merytorycznej z obowiązkami dotyczącymi informacji publicznej.
Problem
Strona BIP posiadała podstawową strukturę, menu, mapę strony i działy typowe dla podmiotu publicznego. Problemem nie był więc brak samego systemu, ale niepełne wykorzystanie jego struktury.
Część kluczowych działów była pusta albo zawierała bardzo ograniczone informacje. Dotyczyło to między innymi majątku, budżetu, rejestrów, ewidencji, archiwów i kontroli. Dodatkowo wymagały uporządkowania dane redakcyjne, metryki, procedura dostępu do informacji publicznej oraz proces przekazywania treści do publikacji.
Zakres pracy
- analiza struktury BIP,
- ocena kompletności działów,
- sprawdzenie informacji podstawowych o podmiocie,
- ocena organizacji i kompetencji,
- weryfikacja danych redakcyjnych,
- analiza metryk informacji,
- sprawdzenie działów dotyczących majątku, budżetu i finansów,
- sprawdzenie rejestrów, ewidencji i archiwów,
- ocena informacji o kontrolach,
- analiza planów, sprawozdań, postępowań i zarządzeń,
- sprawdzenie procedury dostępu do informacji publicznej niezamieszczonej w BIP,
- ocena sposobu przypisywania zmian do użytkowników.
Najważniejsze ustalenia
Najważniejsze problemy dotyczyły nie tyle wyglądu strony, ile zawartości i organizacji informacji.
W strukturze BIP były działy, które powinny zawierać ważne informacje publiczne, ale nie były uzupełnione treścią. Dotyczyło to szczególnie działów „Majątek”, „Budżet” oraz „Rejestry, ewidencje, archiwa”. Brakowało również wyodrębnionego działu dotyczącego kontroli.
Istotnym problemem była też odpowiedzialność za publikację. Jeżeli kilka osób korzysta ze wspólnego konta, historia zmian i metryki nie pokazują rzeczywistego przebiegu pracy. W praktyce utrudnia to ustalenie, kto przygotował informację, kto ją zatwierdził, kto ją opublikował i kto odpowiada za jej aktualność.
Rekomendacje
- uzupełnienie danych podmiotu,
- uzupełnienie działu „Redakcja BIP”,
- uzupełnienie działów „Majątek”, „Budżet” oraz „Rejestry, ewidencje, archiwa”,
- utworzenie działu „Kontrole”,
- rozbudowanie procedury dostępu do informacji publicznej,
- uporządkowanie metryk,
- wdrożenie indywidualnych kont użytkowników albo zastępczej ewidencji zmian,
- uporządkowanie działów dotyczących organizacji, kompetencji, planów, sprawozdań, postępowań i zarządzeń.
Efekt
Analiza pozwoliła potraktować BIP jako system zarządzania informacją publiczną, a nie tylko jako miejsce publikowania dokumentów.
Najważniejszym efektem było wskazanie, które działania może wykonać administrator BIP, które wymagają przygotowania danych przez pracowników merytorycznych, a które powinny zostać uzgodnione z podmiotem technicznie utrzymującym system.
Dzięki temu możliwe jest uporządkowanie BIP bez chaosu organizacyjnego: z jasnym podziałem ról, priorytetami i listą treści wymagających uzupełnienia.
Charakter studium
Scenariusz ma charakter kompozytowy i został opracowany na podstawie powtarzających się problemów obserwowanych w BIP-ach instytucji publicznych. Nie opisuje jednego wskazanego klienta ani nie pozwala zidentyfikować konkretnej jednostki.
Decyzje i wdrożenie
Zespół nie rozpoczął od uzupełniania wszystkich pustych działów. Najpierw podzielił braki na trzy grupy: informacje wymagające decyzji kierownictwa, dane możliwe do przygotowania przez komórki merytoryczne oraz poprawki należące do administratora lub dostawcy systemu. Każdy obszar otrzymał właściciela i termin weryfikacji.
Wspólne konto redakcyjne zostało zastąpione kontami indywidualnymi. Tam, gdzie platforma nie pozwalała prawidłowo odwzorować całego obiegu akceptacji, wprowadzono prostą ewidencję źródła informacji, osoby zatwierdzającej i terminu przeglądu. Dla działów „Majątek”, „Budżet”, „Kontrole” i „Rejestry” przygotowano karty zawartości wskazujące, jakie informacje mają się pojawić oraz kto potwierdza ich aktualność.
Nie każdą lukę rozwiązano nowym dokumentem. Część informacji została opisana bezpośrednio w HTML, a istniejące pliki otrzymały jednoznaczne tytuły, daty i powiązania z właściwą kategorią. Stare wersje formularzy wycofano z aktywnej nawigacji i skierowano użytkowników do aktualnych zasobów.
Rezultat i wnioski
Najważniejszą zmianą nie było zwiększenie liczby opublikowanych plików, lecz powstanie odpowiedzialnego procesu. Jednostka mogła wskazać, kto przygotowuje informację, kto ją zatwierdza i kiedy następuje ponowny przegląd. Użytkownik otrzymał czytelniejszą strukturę i mniejsze ryzyko trafienia na pusty dział albo nieaktualny załącznik.
W innych podmiotach ten model warto rozpocząć od mapy obowiązków i właścicieli. Sam przegląd menu BIP nie pokaże, czy brak treści oznacza brak danych, brak decyzji o publikacji czy problem organizacyjny. Dopiero rozdzielenie tych przyczyn pozwala zaplanować realne działania.