W Lab Dostępności analizujemy takie przypadki nie tylko technicznie, ale też organizacyjnie: sprawdzamy proces, odpowiedzialność za treści i realny wpływ dostępności na użytkowników.
Nie da się skutecznie zarządzać dostępnością cyfrową, jeżeli podmiot nie wie, jakie zasoby cyfrowe posiada. Strona internetowa to zwykle tylko jeden element większego ekosystemu.
Do zasobów cyfrowych należą także BIP, dokumenty PDF, formularze, multimedia, profile społecznościowe, systemy rekrutacyjne, platformy zapisów, mapy, archiwa, newslettery, intranety i aplikacje wykorzystywane przez użytkowników.
Problem
Podmioty publiczne często reagują na dostępność dopiero wtedy, gdy pojawia się audyt, skarga, kontrola albo potrzeba aktualizacji deklaracji dostępności. Wtedy okazuje się, że nie wiadomo, ile jest dokumentów, które formularze są używane, gdzie znajdują się stare pliki i które systemy mają znaczenie dla użytkowników.
Bez inwentaryzacji łatwo pominąć ważne zasoby. Można poprawić stronę główną, a jednocześnie zostawić niedostępne formularze, archiwa PDF albo system zapisów.
Zakres pracy
- identyfikacja stron internetowych,
- identyfikacja BIP i podstron tematycznych,
- spis dokumentów PDF, DOCX, ODT i arkuszy,
- spis formularzy online i formularzy do pobrania,
- identyfikacja multimediów,
- sprawdzenie systemów zewnętrznych używanych przez użytkowników,
- ustalenie właścicieli merytorycznych zasobów,
- ocena, które zasoby są bieżące, a które archiwalne,
- ustalenie priorytetów do audytu i naprawy.
Najważniejsze ustalenia
Największą wartością inwentaryzacji jest uporządkowanie odpowiedzialności. Zasób cyfrowy powinien mieć właściciela: osobę lub komórkę, która wie, czy treść jest aktualna, do czego służy i czy powinna nadal być publicznie dostępna.
Inwentaryzacja pozwala też odróżnić zasoby krytyczne od pobocznych. Inny priorytet ma formularz służący do załatwienia sprawy, a inny archiwalny plakat z wydarzenia sprzed kilku lat.
Rekomendacje
- przygotować listę wszystkich zasobów cyfrowych,
- przypisać właściciela merytorycznego do każdego obszaru,
- oznaczyć zasoby aktualne, archiwalne i wycofane,
- wskazać zasoby krytyczne dla użytkowników,
- ustalić, które zasoby wymagają audytu w pierwszej kolejności,
- powiązać inwentaryzację z deklaracją dostępności,
- aktualizować spis zasobów cyklicznie,
- wykorzystać inwentaryzację jako podstawę planu naprawczego.
Efekt
Inwentaryzacja daje punkt wyjścia do realnego zarządzania dostępnością. Zamiast działać przypadkowo, podmiot wie, co posiada, co jest najważniejsze, co trzeba poprawić i kto odpowiada za dany zasób.
To pierwszy etap przed audytem, aktualizacją deklaracji dostępności, archiwizacją treści i wdrożeniem procedur redakcyjnych.