W Lab Dostępności analizujemy takie przypadki nie tylko technicznie, ale też organizacyjnie: sprawdzamy proces, odpowiedzialność za treści i realny wpływ dostępności na użytkowników.
Strony internetowe i BIP-y podmiotów publicznych z czasem gromadzą setki albo tysiące treści: aktualności, komunikaty, formularze, regulaminy, zarządzenia, pliki PDF, plakaty, programy, wyniki naborów, ogłoszenia i dokumenty archiwalne.
Problem zaczyna się wtedy, gdy stare treści nadal wyglądają jak aktualne albo gdy użytkownik nie wie, czy dany dokument nadal obowiązuje.
Problem
Brak procedury archiwizacji prowadzi do chaosu informacyjnego. W serwisie mogą pozostawać stare formularze, nieaktualne dane kontaktowe, nieobowiązujące regulaminy, zakończone nabory, archiwalne ogłoszenia albo dokumenty bez daty i kontekstu.
Dla użytkownika to poważny problem. Może pobrać niewłaściwy formularz, oprzeć się na nieaktualnej procedurze albo uznać archiwalny komunikat za obowiązujący.
Dla podmiotu publicznego to również ryzyko organizacyjne: trudniej utrzymać aktualność informacji, trudniej odpowiadać za treści i trudniej wykazać, które dokumenty są bieżące, a które historyczne.
Zakres pracy
- określenie, które treści są bieżące,
- określenie, które treści powinny trafić do archiwum,
- ustalenie, które treści należy oznaczyć jako historyczne,
- wskazanie, kiedy dokument powinien zostać zastąpiony nową wersją,
- ustalenie, kiedy zasób można wycofać z widocznej struktury strony,
- wskazanie osoby odpowiedzialnej za decyzję o archiwizacji,
- określenie, kto technicznie wykonuje zmianę,
- ustalenie sposobu oznaczania dat publikacji, aktualizacji i obowiązywania,
- opisanie postępowania z dokumentami PDF,
- ustalenie sposobu informowania użytkownika, że korzysta z materiału archiwalnego.
Najważniejsze ustalenia
Najczęstszym błędem jest traktowanie archiwum jako kosza na stare treści. Tymczasem archiwum powinno być uporządkowaną częścią systemu informacji.
Nie każda stara treść powinna zniknąć. Część dokumentów musi pozostać dostępna ze względów prawnych, historycznych albo informacyjnych. Problemem nie jest więc samo istnienie archiwum, ale brak jasnego oznaczenia statusu treści.
Rekomendacje
Rekomendowane rozwiązanie to prosta procedura cyklu życia treści:
- Publikacja treści bieżącej.
- Określenie osoby odpowiedzialnej za aktualność.
- Wskazanie daty przeglądu lub daty obowiązywania.
- Aktualizacja treści, jeżeli nadal obowiązuje.
- Oznaczenie jako archiwalnej, jeżeli ma wartość historyczną.
- Wycofanie z aktywnej nawigacji, jeżeli nie powinna być traktowana jako bieżąca.
- Pozostawienie przekierowania lub informacji, gdzie znajduje się aktualna wersja.
Przy treściach archiwalnych warto stosować jasne komunikaty, na przykład: „To jest informacja archiwalna. Może być nieaktualna. Aktualne informacje znajdują się w dziale…”
Efekt
Procedura archiwizacji pomaga utrzymać porządek na stronie, zmniejsza ryzyko korzystania z nieaktualnych informacji i ułatwia pracę redaktorom.
Dla użytkownika oznacza to większą pewność: wiadomo, czy dana treść jest aktualna, historyczna, zastąpiona nowszą wersją albo wycofana z bieżącego użycia.
Charakter studium
Scenariusz jest kompozytowy. Łączy problemy występujące w serwisach, które przez lata gromadziły formularze, regulaminy, komunikaty i materiały wydarzeń bez ustalonego cyklu życia.
Decyzje i wdrożenie
Zespół nie traktował wieku jako jedynego kryterium. Każdy zasób otrzymał jedną z decyzji: pozostaje aktualny, wymaga aktualizacji, trafia do oznaczonego archiwum albo zostaje wycofany. Osobno oceniono dokumenty, które nadal mogły pojawiać się w wynikach wyszukiwania i prowadzić do wykonania nieaktualnej procedury.
Największe ryzyko tworzyły stare formularze. Strony opisujące wcześniejsze nabory zachowano ze względów informacyjnych, ale usunięto możliwość pobrania nieobowiązujących wzorów. W ich miejscu pojawił się komunikat o statusie i link do aktualnej procedury. Dla treści cyklicznych dodano datę przeglądu oraz automatyczne przypomnienie właścicielowi.
Przed usunięciem pliku system wyszukiwał odwołania w innych wpisach. Jeśli istniał następca, wdrażano przekierowanie. Dzięki temu porządkowanie biblioteki mediów nie tworzyło masowo błędów 404 i nie zrywało linków w BIP oraz wyszukiwarkach.
Rezultat i wnioski
Liczba aktywnych, lecz nieaktualnych dokumentów spadła, a użytkownicy otrzymali jasną informację, kiedy materiał ma charakter historyczny. Redakcja przestała podejmować decyzje dopiero po zgłoszeniu błędu, ponieważ data przeglądu była częścią publikacji.
Procedura archiwizacji powinna łączyć wiedzę merytoryczną, wymagania przechowywania i kwestie techniczne. Administrator nie może sam zdecydować, że dokument utracił znaczenie, a właściciel treści nie powinien usuwać pliku bez sprawdzenia wszystkich jego użyć.