NOWE TECHNOLOGIE

Czy urząd może korzystać z publicznych narzędzi AI?

3 sierpnia 2026 r.

Publiczne narzędzie AI nie jest automatycznie zatwierdzone do pracy z dokumentami urzędu. Wyjaśniamy wymagania RODO, AI Act i nadzoru człowieka.

Publiczny czat AI można otworzyć w kilka sekund. Nie oznacza to jednak, że urząd może bez dodatkowej oceny przekazywać mu pisma mieszkańców, projekty decyzji albo dane pracowników. O dopuszczalności użycia nie rozstrzyga popularność narzędzia, lecz cel, rodzaj informacji, warunki usługi i możliwość zachowania realnej kontroli nad wynikiem.

Dostępne publicznie nie znaczy zatwierdzone służbowo

Publiczne narzędzie AI to usługa dostępna dla każdego w internecie, często bezpłatnie i na koncie prywatnym. Określenie „publiczne” nie oznacza, że narzędzie jest państwowe, zostało sprawdzone przez urząd albo może otrzymywać dane z prowadzonych spraw.

Nie ma ogólnego przepisu, który zakazywałby urzędnikom korzystania z każdego ogólnodostępnego narzędzia generatywnej AI. Sama technologia nie jest zakazana. Znaczenie ma sposób jej wykorzystania. Inaczej należy oceniać przygotowanie kilku wariantów tytułu na podstawie jawnych informacji, a inaczej przesłanie do zewnętrznego czatu skargi mieszkańca, akt postępowania albo arkusza zawierającego dane pracowników.

W pierwszej sytuacji AI wspiera zadanie językowe o ograniczonym ryzyku. W drugiej urząd może rozpocząć przetwarzanie informacji poza kontrolowanym środowiskiem organizacji. Dostępność strony internetowej narzędzia nie jest więc równoznaczna z upoważnieniem do używania go służbowo. Takiego upoważnienia nie zastępuje również samodzielne założenie konta przez pracownika.

Prompt może przekazać dane poza urząd

Treść polecenia, załączony dokument i dalsza rozmowa mogą być rejestrowane oraz przetwarzane przez dostawcę. Dokładny zakres zależy od usługi, rodzaju konta, ustawień i aktualnych warunków umownych. Nie można zakładać, że wersja bezpłatna działa na takich samych zasadach jak rozwiązanie przeznaczone dla organizacji.

Przed dopuszczeniem narzędzia urząd powinien wiedzieć, kto jest dostawcą, w jakiej roli przetwarza dane, jak długo przechowuje polecenia i pliki, czy wykorzystuje je do rozwijania modeli, gdzie odbywa się przetwarzanie oraz kto może uzyskać dostęp do historii rozmów. Istotne są również zasady usuwania danych, obsługi incydentów, zarządzania kontami i korzystania z wygenerowanych treści.

Samo wyłączenie funkcji trenowania modelu nie zamyka tej analizy. Nadal pozostają pytania o retencję, bezpieczeństwo, podstawę prawną, poufność i odpowiedzialność dostawcy.

RODO obowiązuje również w rozmowie z AI

Jeżeli do narzędzia trafiają dane osobowe, urząd pozostaje odpowiedzialny za zgodność ich przetwarzania z RODO. Musi określić cel i podstawę prawną, ograniczyć zakres danych do niezbędnego minimum, zapewnić bezpieczeństwo oraz umieć wykazać zgodność swoich działań.

Trzeba ustalić także rolę dostawcy. Jeżeli przetwarza dane w imieniu urzędu, potrzebne są warunki odpowiadające art. 28 RODO. Przy przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy należy zweryfikować podstawę transferu. Jeżeli planowane przetwarzanie może powodować wysokie ryzyko dla praw lub wolności osób, konieczna może być ocena skutków dla ochrony danych, czyli DPIA.

Usunięcie imienia i nazwiska nie zawsze oznacza anonimizację. Numer sprawy, adres, opis zdarzenia i zestaw pozornie neutralnych szczegółów mogą nadal pozwalać na rozpoznanie osoby. Pseudonimizacja zmniejsza ryzyko, ale nie wyłącza stosowania RODO. Szerzej wyjaśniamy to w artykule Dane osobowe w promptach. Dlaczego usunięcie nazwiska nie zawsze wystarcza.

Jakich informacji nie powinno się przekazywać niezatwierdzonemu narzędziu

Do publicznej wersji AI, której urząd nie ocenił i formalnie nie dopuścił, nie powinny trafiać w szczególności:

dane osobowe mieszkańców, pracowników, kandydatów do pracy i kontrahentów;
informacje o zdrowiu, niepełnosprawności, pochodzeniu, poglądach i inne dane szczególnych kategorii;
pisma, skargi, wnioski i załączniki z indywidualnych spraw;
informacje niejawne, tajemnice prawnie chronione i nieopublikowane materiały z postępowań;
hasła, klucze, konfiguracje systemów, opisy podatności i szczegółowe informacje o zabezpieczeniach;
treści objęte prawami osób trzecich, jeżeli urząd nie ma prawa przekazać ich dostawcy.

Zasada obejmuje nie tylko tekst. Zdjęcie dokumentu, nagranie rozmowy, zrzut ekranu i arkusz kalkulacyjny mogą ujawniać znacznie więcej informacji, niż pracownik zauważy podczas szybkiego przesyłania materiału.

AI Act nie traktuje wszystkich zastosowań jednakowo

Akt w sprawie sztucznej inteligencji, zmieniony w lipcu 2026 r. przez Digital Omnibus on AI, opiera obowiązki na rodzaju zastosowania i poziomie ryzyka. Zakazane praktyki oraz obowiązek rozwijania kompetencji osób korzystających z AI stosuje się już od 2 lutego 2025 r. Większość przepisów rozporządzenia ma zastosowanie od 2 sierpnia 2026 r., natomiast część wymagań dotyczących systemów wysokiego ryzyka została przesunięta na 2 grudnia 2027 r. lub 2 sierpnia 2028 r.

Przesunięcie terminów nie tworzy okresu bez odpowiedzialności. Nadal obowiązują RODO, przepisy proceduralne, zasady bezpieczeństwa informacji i te części AI Act, które już weszły w zastosowanie. Jeżeli urząd udostępnia mieszkańcom chatbota, powinien przekazać informację, że użytkownik wchodzi w interakcję z systemem AI, chyba że wynika to oczywiście z okoliczności i kontekstu. W sprawach wymagających indywidualnej oceny rozsądne jest również zapewnienie dostępnego kanału kontaktu z człowiekiem.

Znaczenie zmian obowiązujących od 2 sierpnia omawiamy szerzej w materiale AI Act od 2 sierpnia 2026: co zmienia się dla urzędów.

AI może przygotować projekt, ale nie przejmuje odpowiedzialności

Generatywna AI potrafi tworzyć przekonująco brzmiące odpowiedzi zawierające nieaktualne przepisy, nieistniejące orzeczenia albo błędne wnioski. Ministerstwo Cyfryzacji zaleca traktowanie wyników jako propozycji wymagających sprawdzenia, a nie jako źródła prawa lub wiedzy specjalistycznej.

Jeżeli AI pomaga przygotować pismo, analizę lub projekt decyzji, pracownik powinien samodzielnie sprawdzić fakty, podstawy prawne, terminy i zgodność rozumowania z aktami sprawy. Osoba zatwierdzająca dokument odpowiada za jego treść. Informacja, że błąd wygenerował system, nie zwalnia urzędu z odpowiedzialności.

Ma to szczególne znaczenie w postępowaniu administracyjnym. Organ nadal musi ustalić stan faktyczny, ocenić materiał i uzasadnić rozstrzygnięcie. AI może wspierać wyszukiwanie, porządkowanie lub redakcję, ale nie może zastąpić tej oceny ani tworzyć pozornego nadzoru, w którym człowiek jedynie zatwierdza rezultat systemu.

Granica przebiega między wsparciem a niekontrolowanym przetwarzaniem

Stosunkowo bezpieczne zastosowania opierają się na jawnych albo syntetycznych danych i kończą się rzeczywistą weryfikacją człowieka. Mogą obejmować propozycje tytułów, układu szkolenia, korektę językową opublikowanego tekstu lub streszczenie jawnego raportu porównane z oryginałem.

Znacznie wyższe ryzyko pojawia się przy analizie pism mieszkańców, dokumentacji pracowniczej, ocenie kandydatów, kwalifikowaniu do świadczeń lub przygotowywaniu rozstrzygnięć. W takich procesach nie wystarczy ogólna zgoda na „korzystanie z AI”. Potrzebna jest ocena konkretnego zastosowania, danych, dostawcy, podstaw prawnych, zabezpieczeń i roli człowieka.

Najpierw zasady organizacji, potem prompt

Bezpieczne dopuszczenie AI zaczyna się od opisania konkretnych zastosowań i danych, które mogą być używane. Następnie trzeba ocenić dostawcę, umowę, retencję, transfery, bezpieczeństwo i możliwość kontroli. W zależności od procesu powinni uczestniczyć w tym inspektor ochrony danych, osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo, dział prawny, archiwista i właściciel merytoryczny zadania.

Procedura powinna wskazywać dozwolone narzędzia i konta, zakazane rodzaje informacji, zasady weryfikacji wyników, odpowiedzialność za zatwierdzenie oraz sposób reagowania na incydenty. Powinna być połączona ze szkoleniem pracowników i regularnym przeglądem warunków usługi. Dostawca może zmienić model, regulamin, ustawienia lub miejsce przetwarzania, dlatego zgoda na korzystanie z narzędzia nie powinna być bezterminowa.

Publiczne narzędzia AI mogą przyspieszać zadania językowe i porządkowanie jawnych informacji. Nie powinny jednak stawać się niekontrolowanym kanałem przekazywania dokumentów i danych poza urząd. AI może wspierać administrację, ale nie zastępuje podstawy prawnej, procedury, bezpieczeństwa informacji ani profesjonalnej oceny pracownika.

Chcesz uporządkować korzystanie z AI w swojej instytucji?

Możemy przeanalizować planowane zastosowania, obieg danych i odpowiedzialność oraz przygotować zasady korzystania z AI dopasowane do realnej pracy urzędu lub instytucji.

Porozmawiajmy o bezpiecznym wdrożeniu AI

Źródła i podstawa prawna

Stan prawny i źródła zweryfikowano 3 sierpnia 2026 r.