NOWE TECHNOLOGIE

Dane osobowe w promptach. Dlaczego usunięcie nazwiska nie zawsze wystarcza

3 sierpnia 2026 r.

Prompt, załącznik i odpowiedź AI mogą zawierać dane osobowe. Wyjaśniamy podstawy RODO, różnicę między pseudonimizacją a anonimizacją i reakcję na incydent.

Prompt nie jest prywatną notatką, która znika po wygenerowaniu odpowiedzi. Może zawierać dane z dokumentów, zdjęć, nagrań i historii rozmowy, a jego wysłanie do zewnętrznej usługi jest operacją przetwarzania. Usunięcie nazwiska nie zawsze wystarcza, aby materiał przestał podlegać RODO.

Prompt może zawierać więcej danych, niż się wydaje

Dla dostawcy narzędzia wejściem jest nie tylko krótkie pytanie wpisane w oknie czatu. Mogą nim być również załączone dokumenty, zdjęcia, nagrania, fragmenty korespondencji, metadane plików i cała historia rozmowy. Jeżeli te informacje pozwalają zidentyfikować osobę bezpośrednio albo pośrednio, są danymi osobowymi.

Oczywistymi identyfikatorami są imię, nazwisko, adres e-mail, numer PESEL czy fotografia. Osobę może jednak ujawnić także połączenie mniej oczywistych elementów: stanowiska, małej miejscowości, numeru sprawy, daty zdarzenia i opisu nietypowej sytuacji. Dane pozostają osobowe również wtedy, gdy wcześniej opublikowano je w internecie albo organizacja pozyskała je zgodnie z prawem w innym celu.

Dlatego polecenie „streść skargę i usuń nazwisko z odpowiedzi” nie chroni danych zawartych w skardze. Pełny dokument został już przekazany systemowi, zanim model przygotował wersję pozbawioną nazwiska.

Wpisanie danych do AI jest ich przetwarzaniem

Wklejenie danych do zewnętrznej usługi AI może obejmować przekazanie ich dostawcy, zapisanie na jego infrastrukturze, analizę, utworzenie odpowiedzi i przechowywanie historii. Dokładny przebieg zależy od narzędzia, rodzaju konta, konfiguracji i warunków umownych. Nie należy automatycznie zakładać ani że każda rozmowa służy trenowaniu modelu, ani że wyłączenie trenowania kończy analizę zgodności.

Gdy pracownik wykonuje zadanie służbowe na prywatnym koncie, nie staje się ono czynnością prywatną. Organizacja nadal odpowiada za sposób wykorzystania danych, a prywatne konto zwykle utrudnia kontrolowanie dostępów, retencji, usuwania informacji i reagowania na incydenty.

Ochrony wymaga również odpowiedź systemu. Model może powtórzyć informacje z promptu albo wygenerować nowe twierdzenie o konkretnej osobie. Nawet informacja nieprawdziwa może być daną osobową. Wykorzystanie jej w piśmie, profilu pracownika lub ocenie klienta może naruszyć zasadę prawidłowości danych i realnie zaszkodzić tej osobie.

RODO nie ma osobnej podstawy „do korzystania z AI”

Administrator musi wskazać konkretny cel przetwarzania i przesłankę z art. 6 RODO. Jeżeli dane zebrano wcześniej, trzeba także ocenić, czy wykorzystanie ich w narzędziu AI jest zgodne z pierwotnym celem.

W administracji publicznej podstawą będzie najczęściej obowiązek prawny albo wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym — o ile właściwy przepis rzeczywiście obejmuje planowaną operację. Dopuszczalne prowadzenie sprawy nie oznacza automatycznie, że konieczne jest przekazanie całego materiału zewnętrznemu dostawcy AI. Przesłanka uzasadnionego interesu nie ma zastosowania do przetwarzania przez organy publiczne w ramach wykonywania ich zadań.

W firmie uzasadniony interes również nie działa automatycznie. Trzeba wykazać konkretny interes, niezbędność operacji i to, że prawa oraz wolności osoby nie mają pierwszeństwa. Zgoda jest właściwa tylko wtedy, gdy pozostaje dobrowolna, konkretna, świadoma i możliwa do wycofania bez negatywnych skutków. Dlatego często nie będzie odpowiednią podstawą w relacji urząd–mieszkaniec ani pracodawca–pracownik.

Niezależnie od podstawy nadal obowiązują zasady ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności. Administrator musi też umieć wykazać ich przestrzeganie.

Dane szczególnych kategorii wymagają dodatkowej podstawy i silniejszych zabezpieczeń

Informacje o zdrowiu, niepełnosprawności, pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych, przynależności związkowej, dane genetyczne i biometryczne używane do jednoznacznej identyfikacji oraz dane dotyczące życia seksualnego lub orientacji seksualnej należą do szczególnych kategorii danych. Do ich przetwarzania nie wystarcza sama przesłanka z art. 6 RODO. Potrzebny jest również jeden z wyjątków określonych w art. 9 ust. 2. Odrębne ograniczenia dotyczą danych o wyrokach skazujących i czynach zabronionych.

Dodany w 2026 r. art. 4a AI Act pozwala dostawcom systemów wysokiego ryzyka wyjątkowo przetwarzać szczególne kategorie danych w zakresie ściśle niezbędnym do wykrywania i korygowania stronniczości, przy spełnieniu szczegółowych zabezpieczeń. Jest to wąska regulacja dotycząca konkretnego celu. Nie stanowi ogólnej zgody na przesyłanie diagnoz, orzeczeń o niepełnosprawności albo opisów sytuacji rodzinnej do publicznego czatu.

Pseudonimizacja nie jest anonimizacją

Zastąpienie nazwiska określeniem „Klient A” albo „Pracownik 1” jest zwykle pseudonimizacją. Jeżeli organizacja posiada klucz powiązań albo może rozpoznać osobę z kontekstu, RODO nadal obowiązuje. Pseudonimizacja może być wartościowym zabezpieczeniem, lecz nie tworzy danych anonimowych.

Anonimizacja musi być skuteczna i trwała. Identyfikacja osoby nie powinna być racjonalnie możliwa przy użyciu środków, które mogą zostać wykorzystane. Trzeba brać pod uwagę nie tylko pojedyncze pola, ale również możliwość łączenia informacji z innymi źródłami. W małej społeczności samo stanowisko, wiek i opis zdarzenia mogą wystarczyć do rozpoznania osoby.

Bezpieczniejszym rozwiązaniem do ćwiczeń, tworzenia szablonów i testowania promptów są dane syntetyczne: wymyślone od początku i nieodwzorowujące historii konkretnej osoby. Zmiana samego nazwiska w autentycznym piśmie nie tworzy danych syntetycznych.

Dostawca, umowa i miejsce przetwarzania mają znaczenie

Przed dopuszczeniem narzędzia do przetwarzania danych osobowych organizacja powinna ustalić role stron. Jeżeli dostawca działa wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora, potrzebna jest umowa lub inny instrument spełniający wymagania art. 28 RODO. Jeżeli wykorzystuje dane do własnych celów, jego rola może być inna i wymaga odrębnej analizy. Samo zaakceptowanie regulaminu nie rozstrzyga tej kwestii.

Ocena powinna objąć cele wykorzystywania promptów i odpowiedzi, okres przechowywania, zasady usuwania, podwykonawców, miejsca przetwarzania, podstawę ewentualnego transferu poza EOG, zarządzanie dostępami, logi, obsługę incydentów oraz możliwość realizacji praw osób. Znaczenie ma także to, czy dane organizacji mogą służyć rozwijaniu modeli dla innych klientów.

Przy wysokim ryzyku dla praw lub wolności osób konieczna może być DPIA zgodnie z art. 35 RODO. Ochronę danych trzeba zaplanować przed uruchomieniem procesu, zgodnie z zasadą privacy by design i privacy by default, a nie dopiero po pierwszym incydencie.

Bezpieczniejszy prompt zaczyna się przed otwarciem czatu

Najpierw trzeba nazwać zadanie: korekta językowa, streszczenie, klasyfikacja, analiza czy przygotowanie projektu. Dopiero wtedy można ocenić, czy dane osobowe są rzeczywiście potrzebne. Jeżeli model może wykonać zadanie na pustym szablonie, jawnych informacjach albo danych syntetycznych, przekazanie danych rzeczywistej osoby jest zbędne.

Jeżeli użycie danych jest konieczne, narzędzie i konto powinny być formalnie zatwierdzone. Materiał trzeba ograniczyć nie tylko o nazwiska, lecz także o numery spraw, adresy, podpisy, metadane, komentarze w plikach i szczegóły pozwalające na identyfikację. Następnie należy zweryfikować odpowiedź, zwłaszcza fakty, dane, źródła i możliwe uprzedzenia. Wygenerowanych twierdzeń o osobie nie wolno dopisywać do jej akt bez wiarygodnego potwierdzenia.

Szerzej o organizacyjnych warunkach dopuszczenia narzędzia piszemy w artykule Czy urząd może korzystać z publicznych narzędzi AI?.

Przypadkowe wklejenie danych może być incydentem

Przypadkowego przesłania danych do niezatwierdzonego narzędzia nie należy ukrywać ani naprawiać wyłącznie przyciskiem „usuń rozmowę”. Pracownik powinien przerwać dalszą rozmowę, nie powielać danych w zrzutach ekranu ani kolejnych wiadomościach i niezwłocznie zgłosić zdarzenie zgodnie z procedurą organizacji.

Administrator powinien ustalić zakres danych, osoby, których dotyczą, dostawcę, rodzaj konta, ustawienia, czas zdarzenia, odbiorców i dostępne możliwości usunięcia. Następnie ocenia, czy doszło do naruszenia ochrony danych oraz jakie ryzyko powstało dla ludzi.

Jeżeli naruszenie może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, administrator zgłasza je Prezesowi UODO bez zbędnej zwłoki — w miarę możliwości nie później niż 72 godziny od stwierdzenia. Przy wysokim ryzyku może być konieczne również zawiadomienie osób, których dane dotyczą. Każde naruszenie trzeba udokumentować, także wtedy, gdy po ocenie nie wymaga zgłoszenia organowi.

Prompt jest częścią procesu przetwarzania

Najbezpieczniejsza reguła brzmi: jeżeli zadanie można wykonać bez danych osobowych, należy użyć właśnie takiej wersji. Gdy rzeczywiste dane są konieczne, najpierw trzeba zapewnić cel, podstawę prawną, właściwe narzędzie, umowę, minimalizację, bezpieczeństwo, retencję i możliwość realizacji praw osób. Dopiero potem można przygotować prompt.

W praktyce największym problemem nie jest pojedyncze nieostrożne polecenie, lecz brak zasad organizacyjnych. Jeżeli pracownik nie wie, które narzędzia są zatwierdzone, jakie dane może wprowadzać i komu zgłaszać wątpliwości, odpowiedzialność zostaje przerzucona na osobę siedzącą przed ekranem. Ochrona danych wymaga procesu, a nie wyłącznie ostrożniejszego formułowania pytań.

Potrzebujesz zasad korzystania z AI i danych osobowych?

Możemy pomóc ocenić proces, uporządkować dopuszczalne zastosowania i przygotować zasady, które pracownicy będą w stanie stosować w codziennej pracy.

Skonsultuj wykorzystanie danych w AI

Źródła i podstawa prawna

Stan prawny i źródła zweryfikowano 3 sierpnia 2026 r.