Dostępność dokumentu zaczyna się przed eksportem do PDF. Jeżeli autor buduje strukturę ręcznymi odstępami, wybiera nagłówki według wyglądu, scala komórki tabeli i nie opisuje grafik, końcowy plik odziedziczy te problemy. Późniejsza remediacja jest możliwa, lecz wymaga więcej czasu i często nie usuwa błędów procesu, który tworzy kolejne niedostępne pliki.
Najpierw funkcja, potem format
Przed przygotowaniem dokumentu trzeba ustalić, co użytkownik ma z nim zrobić. Krótka informacja przeznaczona do czytania zwykle powinna znaleźć się w HTML. Formularz może mieć dostępną wersję internetową lub edytowalny plik. Dane do analizy wymagają arkusza albo formatu maszynowego. PDF jest uzasadniony, gdy dokument ma funkcjonować jako odrębna całość, zachować układ lub służyć do wydruku.
Publikowanie wszystkiego jako PDF przenosi ograniczenia wewnętrznego obiegu na odbiorcę. Użytkownik telefonu musi pobrać plik, powiększać wielokolumnową stronę i szukać informacji w osobnej aplikacji. Dobrze zaprojektowana strona może prezentować streszczenie, najważniejsze dane i link do dokumentu dla osób, które rzeczywiście go potrzebują.
Word, Excel i PowerPoint
W dokumencie tekstowym należy korzystać ze stylów tytułu i nagłówków, prawidłowych list, prostych tabel z oznaczonym wierszem nagłówkowym oraz opisów elementów niosących informację. Trzeba ustawić język, tytuł dokumentu i zrozumiałe nazwy linków. Kolejność treści powinna odpowiadać kolejności logicznej, a nie być składana polami tekstowymi rozmieszczonymi na stronie.
W arkuszu ważne są nazwy arkuszy, punkt początkowy, nagłówki tabel, unikanie pustych struktur i opisanie wykresów. Kolor nie może być jedynym nośnikiem znaczenia. Użytkownik powinien rozumieć jednostki, zakres danych i relacje bez odgadywania układu wizualnego.
Prezentacja wymaga prawidłowych układów slajdów, kolejności odczytu, unikalnych tytułów, opisów grafik i wystarczającego kontrastu. Notatki prelegenta nie zawsze są dostępne dla odbiorcy, dlatego kluczowa informacja nie może istnieć wyłącznie w wypowiedzi podczas spotkania. Udostępniany plik powinien być sprawdzony niezależnie od prezentacji na żywo.
PDF i OCR
Eksport do PDF musi zachować znaczniki. Po wygenerowaniu trzeba sprawdzić tytuł, język, strukturę znaczników, kolejność odczytu, tabele, linki i opisy. Automatyczny kontroler PDF wskazuje część błędów, ale nie oceni sensu alternatyw ani logiki struktury.
OCR rozpoznaje znaki w skanie. Nie tworzy nagłówków, tabel i poprawnej kolejności. Może również błędnie odczytać nazwiska, kwoty i numery spraw. Dlatego OCR jest etapem odzyskiwania tekstu, a nie potwierdzeniem dostępności. Przy ważnym dokumencie wynik trzeba porównać z oryginałem i zbudować strukturę.
Formularze i podpisy
Dostępny formularz musi mieć pola o zrozumiałych nazwach, instrukcje, właściwą kolejność i komunikaty błędów. Linie do ręcznego wpisania danych w PDF nie stają się polami formularza. Jeżeli dokument ma być składany elektronicznie, trzeba przetestować pełny proces, w tym podpisanie i wysłanie.
Podpis elektroniczny nie naprawia ani z zasady nie psuje struktury, ale sposób podpisania i zabezpieczenia może ograniczyć możliwość późniejszej remediacji. Dostępność trzeba zapewnić przed podpisem i sprawdzić po jego złożeniu. Jeżeli proces niszczy znaczniki albo blokuje odczyt, wymaga zmiany konfiguracji lub narzędzia.
Standard przyjmowania i archiwizacja
Wykonawcy i partnerzy powinni przekazywać plik źródłowy, finalną wersję dostępną oraz informację o wykonanej kontroli. Umowa musi wskazywać format, kryteria odbioru i obowiązek poprawy. Redakcja nie powinna na stałe przejmować remediacji cudzych materiałów, bo ukrywa to koszt i utrwala błędne praktyki.
Rejestr dokumentów powinien łączyć plik z właścicielem, publikacją, wersją źródłową, datą obowiązywania i następcą. Przy zmianie trzeba odnaleźć wszystkie odsyłacze, wymienić dokument i oznaczyć starą wersję. Archiwum nie może pozostawiać użytkownika z formularzem, którego nie wolno już używać.
Powiązane materiały: Niedostępny PDF jako załącznik urzędowy, Dlaczego skan PDF nie jest dostępnym dokumentem oraz Dostępne tabele.