Metryka w Biuletynie Informacji Publicznej bywa traktowana jak techniczny dodatek umieszczony pod właściwą treścią. System automatycznie pokazuje autora, osobę publikującą oraz datę ostatniej zmiany, więc obowiązek wydaje się spełniony.
Problem zaczyna się wtedy, gdy dane wyświetlane w metryce nie odpowiadają rzeczywistemu procesowi przygotowania informacji. Treść mogła powstać w jednej komórce organizacyjnej, zostać zatwierdzona przez inną osobę, a następnie opublikowana przez pracownika korzystającego ze wspólnego konta. System pokazuje nazwę jednego użytkownika, ale nie pozwala ustalić, kto rzeczywiście odpowiadał za dokument.
Metryka ma znaczenie nie tylko informacyjne. Jest elementem rozliczalności podmiotu publicznego. Powinna pozwalać odróżnić osobę odpowiedzialną za treść od osoby, która technicznie wprowadziła ją do systemu, a także ustalić czas wytworzenia i publikacji informacji.
Jeżeli wszystkie wpisy są przypisane do jednego administratora albo wspólnego konta „redakcja”, metryka może wyglądać poprawnie, lecz nie odzwierciedlać rzeczywistości.
Metryka powinna pokazywać pochodzenie informacji
Ustawa o dostępie do informacji publicznej wymaga oznaczenia informacji publikowanej w BIP danymi podmiotu udostępniającego, osoby odpowiedzialnej za jej treść, osoby wprowadzającej informację oraz czasu jej wytworzenia i udostępnienia.
Nie są to pojęcia tożsame.
Osoba odpowiedzialna za treść może być kierownikiem jednostki, naczelnikiem wydziału, dyrektorem albo pracownikiem merytorycznym przygotowującym materiał. Osoba wprowadzająca odpowiada natomiast za techniczną publikację w systemie.
Rozdzielenie tych ról pozwala ustalić, skąd pochodzi informacja i kto może wyjaśnić jej znaczenie. Jest to szczególnie ważne przy dokumentach dotyczących finansów, kontroli, zamówień, struktury organizacyjnej i wykonywania zadań publicznych.
Przykłady działających serwisów BIP pokazują metryki rozróżniające autora lub komórkę odpowiedzialną, osobę publikującą, datę wytworzenia, datę publikacji oraz osobę dokonującą ostatniej modyfikacji.
Administrator techniczny nie musi odpowiadać za treść
W wielu systemach BIP wszystkie publikacje są automatycznie przypisywane osobie posiadającej uprawnienia administratora. Może ona zarządzać kontami, aktualizować szablon i pomagać redaktorom, ale nie przygotowuje merytorycznie większości publikowanych informacji.
Jeżeli administrator widnieje przy każdej podstronie jako autor lub osoba odpowiedzialna, metryka przekazuje nieprawdziwy obraz procesu.
Podobna sytuacja występuje po migracji BIP do nowego systemu. Wszystkie przeniesione treści mogą zostać oznaczone nazwiskiem osoby wykonującej import albo datą migracji. Użytkownik widzi wtedy, że wieloletni dokument został rzekomo wytworzony i opublikowany w dniu uruchomienia nowej strony.
Takie błędy nie zawsze wynikają z niewłaściwego działania pracowników. Czasami są skutkiem ograniczeń oprogramowania albo błędnej konfiguracji pól. Wymagają jednak rozpoznania, ponieważ metryka nie powinna być wyłącznie zapisem operacji technicznej.
Wspólne konto uniemożliwia wiarygodne ustalenie autora zmiany
Konto o nazwie „BIP”, „administrator”, „sekretariat” albo „redakcja” może być używane przez kilka osób. Rozwiązanie jest wygodne, ponieważ nie wymaga tworzenia indywidualnych dostępów ani zmiany uprawnień po odejściu pracownika.
W praktyce oznacza jednak, że system nie pozwala ustalić, kto wykonał konkretną operację.
Każda publikacja, modyfikacja i usunięcie zostają przypisane temu samemu użytkownikowi. Jeżeli pojawi się błąd, nie wiadomo, kto go wprowadził, na czyje polecenie dokonano zmiany i kto powinien wyjaśnić jej przyczynę.
Wspólne konto osłabia także bezpieczeństwo. Hasło może być przekazywane kolejnym osobom, przechowywane w przypadkowych miejscach i pozostawać niezmienione przez wiele lat. Po zakończeniu współpracy jednej osoby trudno odebrać jej dostęp bez zmiany danych logowania dla wszystkich pozostałych użytkowników.
W efekcie problem metryki łączy się z organizacją pracy i zarządzaniem uprawnieniami.
Indywidualne konto nie rozwiązuje jeszcze całego problemu
Założenie osobnych kont redakcyjnych jest ważnym krokiem, ale samo w sobie nie gwarantuje poprawności metryk.
Osoba publikująca może być prawidłowo rozpoznana przez system, lecz pole „odpowiedzialny za treść” nadal może być uzupełniane przypadkowo. Czasami wpisuje się tam nazwisko redaktora, mimo że otrzymał gotowy materiał z innego wydziału. W innych przypadkach pojawia się ogólna nazwa podmiotu, która nie pozwala ustalić odpowiedzialnej komórki.
Trzeba również odróżnić autora dokumentu od osoby odpowiedzialnej za publikowaną informację. Uchwałę może podpisać przewodniczący rady, ale za przygotowanie wpisu, opisanie załączników i wskazanie aktualnego statusu może odpowiadać konkretna komórka urzędu.
Prawidłowa metryka wymaga więc nie tylko kont użytkowników, ale również ustalenia znaczenia poszczególnych pól i zasad ich uzupełniania.
Data publikacji nie jest datą wytworzenia informacji
Systemy BIP często automatycznie zapisują moment utworzenia wpisu. Nie oznacza to jednak, że jest to data wytworzenia informacji.
Dokument mógł zostać podpisany kilka dni wcześniej. Informacja o kontroli mogła powstać w dniu zatwierdzenia wystąpienia pokontrolnego, a opublikowana zostać później. Regulamin mógł obowiązywać od konkretnej daty niezależnej od chwili dodania go do BIP.
Jeżeli wszystkie te daty zostaną utożsamione, użytkownik nie wie, kiedy informacja rzeczywiście powstała ani od kiedy obowiązuje.
Szczególnie problematyczne są migracje i ponowne publikacje. Przeniesienie dokumentu nie powinno usuwać informacji o jego pierwotnej dacie ani sprawiać wrażenia, że starsza treść została wytworzona na nowo.
W audycie trzeba więc ocenić nie tylko obecność daty, ale także jej znaczenie i zgodność z treścią dokumentu.
Historia zmian powinna wyjaśniać, co się wydarzyło
Informacja publiczna może być aktualizowana. Zmieniają się dane kontaktowe, struktura organizacyjna, osoby pełniące funkcje, dokumenty i terminy.
Sam komunikat „ostatnia modyfikacja” nie zawsze pozwala zrozumieć zakres zmiany.
Użytkownik powinien móc ustalić, czy poprawiono literówkę, dodano nowy załącznik, zastąpiono dokument aktualną wersją czy zmieniono informację merytoryczną. W niektórych systemach rejestr zmian pokazuje wyłącznie datę i użytkownika, bez wskazania różnicy między wersjami.
Brak czytelnej historii może utrudniać ustalenie, jaka treść obowiązywała wcześniej. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy BIP pełni funkcję źródła oficjalnych informacji o działaniu podmiotu.
Prawidłowy proces aktualizacji powinien chronić przed bezpowrotnym nadpisywaniem treści oraz przed usuwaniem dokumentów bez pozostawienia informacji o ich statusie.
Nie każda zmiana powinna tworzyć pozornie nową informację
Drugim skrajnym problemem jest publikowanie każdej poprawki jako zupełnie nowego wpisu. Użytkownik widzi kilka niemal identycznych podstron, ale nie wie, która z nich jest aktualna.
Przy zmianie regulaminu, danych kontaktowych lub struktury organizacyjnej trzeba zdecydować, czy właściwe jest zaktualizowanie istniejącej treści, opublikowanie nowej wersji, czy pozostawienie wcześniejszego materiału w archiwum.
Metryka powinna wspierać tę decyzję. Data modyfikacji i historia zmian nie mogą zastępować jasnej informacji, czy dokument nadal obowiązuje.
Profesjonalna ocena BIP powinna zatem uwzględniać relacje między treściami, a nie tylko dane wyświetlane pod pojedynczym wpisem.
Metryka nie może być uzupełniana wyłącznie dla wyglądu
Niektóre systemy wymagają wpisania danych w każdym polu, więc redaktorzy stosują wartości domyślne. W metryce pojawia się nazwa dyrektora przy wszystkich publikacjach, mimo że nie odpowiada on osobiście za przygotowanie każdej treści. Innym razem jako osoba odpowiedzialna widnieje ogólne określenie „Urząd Miasta”.
Taka metryka istnieje formalnie, ale jej wartość informacyjna jest ograniczona.
Weryfikacja powinna odpowiedzieć na pytanie, czy dane pozwalają zidentyfikować rzeczywistą odpowiedzialność, a nie tylko czy pola zawierają jakikolwiek tekst.
Trzeba też sprawdzić spójność. Ta sama osoba nie powinna być raz opisywana jako autor, innym razem jako administrator, a w kolejnej publikacji jako podmiot udostępniający, jeśli role te nie odpowiadają rzeczywistości.
Problem ujawnia się najczęściej dopiero podczas audytu organizacyjnego
Automatyczne narzędzia nie wykryją, że kilka osób loguje się na wspólne konto. Nie ustalą także, czy osoba wskazana w metryce rzeczywiście odpowiada za treść.
Standardowy audyt techniczny może potwierdzić, że metryka jest dostępna dla czytnika ekranu, ma odpowiednie nagłówki i prawidłowo działa na telefonie. To nadal nie daje odpowiedzi, czy dane są wiarygodne.
Potrzebna jest analiza ustawień systemu, kont użytkowników, uprawnień, historii zmian i wewnętrznego obiegu informacji. Niekiedy konieczne jest porównanie wpisów z dokumentami źródłowymi oraz rozmowa z osobami publikującymi treści.
Właśnie dlatego audyt BIP powinien wykraczać poza WCAG i obejmować organizację procesu redakcyjnego.
Naprawa wymaga zmiany systemu lub sposobu pracy
Jeżeli metryki są błędne z powodu ograniczeń platformy, samo przeszkolenie redaktorów nie wystarczy. Konieczna może być zmiana konfiguracji, dodanie nowych pól albo modyfikacja sposobu wyświetlania informacji.
Jeżeli problemem są wspólne konta, trzeba uporządkować użytkowników, role i procedurę odbierania dostępu. Jeśli dane są wpisywane przypadkowo, potrzebna jest instrukcja określająca, kto jest odpowiedzialny za treść i jak rozumieć poszczególne daty.
Zdarza się również, że komórka redakcyjna otrzymuje materiały bez wskazania autora merytorycznego lub daty wytworzenia. Wtedy problem zaczyna się przed logowaniem do BIP. Należy zmienić sposób przekazywania treści do publikacji.
Skuteczna poprawa musi więc odpowiadać źródłu błędu. Ręczne korygowanie metryk w setkach wpisów nie rozwiąże problemu, jeżeli kolejne publikacje nadal będą powstawać według tych samych zasad.
Wiarygodna metryka buduje zaufanie do BIP
Użytkownik powinien móc ustalić, kto odpowiada za treść, kiedy informacja powstała, kto ją opublikował i czy była później zmieniana.
Nie chodzi o eksponowanie danych pracowników bez potrzeby. Chodzi o zachowanie przejrzystości urzędowego publikatora i możliwość odtworzenia procesu udostępnienia informacji publicznej.
Wspólne konta, automatycznie przypisane nazwiska i niejasne daty sprawiają, że metryka staje się dekoracją. System pokazuje dane, ale nie pozwala odpowiedzieć na podstawowe pytania o źródło i aktualność informacji.
Rzetelny audyt BIP powinien zatem sprawdzać nie tylko obecność metryk, lecz również ich zgodność z rzeczywistym sposobem pracy instytucji. Dopiero połączenie właściwej konfiguracji systemu, indywidualnych kont i jasno przypisanej odpowiedzialności pozwala traktować metrykę jako wiarygodną informację, a nie automatycznie generowaną stopkę.