Biuletyn Informacji Publicznej powinien prezentować informacje aktualne, ale nie może działać jak zwykła strona promocyjna, z której stare materiały znikają po przebudowie menu. W BIP znaczenie ma nie tylko bieżący stan informacji, lecz także możliwość ustalenia, co opublikowano wcześniej, kiedy treść zmieniono i czy dany dokument nadal obowiązuje.
W praktyce właśnie archiwizacja należy do najbardziej zaniedbanych obszarów. Część podmiotów pozostawia w głównym menu wieloletnie ogłoszenia i nieobowiązujące regulaminy. Inne usuwają starsze treści bez wskazania, co je zastąpiło. Po migracji do nowego systemu całe archiwum bywa przenoszone do jednego nieuporządkowanego działu albo pozostawiane pod osobnym adresem bez sprawdzenia, czy linki nadal działają.
Każdy z tych modeli może utrudniać dostęp do informacji publicznej. Problemem nie jest bowiem sama obecność starego dokumentu. Problem pojawia się wtedy, gdy użytkownik nie potrafi odróżnić informacji aktualnej od archiwalnej albo nie może odtworzyć historii publikacji.
Nieaktualna informacja nie zawsze powinna zostać usunięta
Aktualizacja BIP nie polega na kasowaniu wszystkiego, co przestało obowiązywać. Wiele treści zachowuje znaczenie dokumentacyjne, dowodowe lub historyczne.
Dotyczy to między innymi rozstrzygniętych naborów, wcześniejszych wersji regulaminów, wyników kontroli, zamówień, ogłoszeń, zarządzeń oraz informacji o osobach pełniących wcześniej określone funkcje.
Użytkownik może potrzebować ustalić, jaki dokument obowiązywał w konkretnym okresie, kto zajmował stanowisko albo jakie warunki wskazano w zakończonym postępowaniu. Usunięcie materiału może uniemożliwić odtworzenie sposobu działania podmiotu.
Ustawa o dostępie do informacji publicznej przewiduje udostępnianie informacji publicznych, w tym dokumentów urzędowych, za pośrednictwem BIP. Wymaga również oznaczania informacji danymi dotyczącymi czasu ich wytworzenia i udostępnienia. Pokazuje to, że czas i pochodzenie treści są istotnymi elementami publikacji, a nie wyłącznie informacjami technicznymi.
Nie oznacza to, że każda informacja musi przez cały czas pozostawać w głównym menu. Należy jednak świadomie zdecydować, czy powinna zostać zaktualizowana, zastąpiona, przeniesiona do archiwum czy usunięta na podstawie konkretnej przesłanki.
Największym zagrożeniem jest pozorna aktualność
Nieaktualny dokument staje się szczególnie niebezpieczny wtedy, gdy nadal wygląda jak obowiązująca informacja.
Użytkownik trafia na stronę zawierającą nazwisko dawnego dyrektora, wcześniejsze godziny pracy albo regulamin zastąpiony nową wersją. Nie widzi żadnego komunikatu o archiwalnym charakterze treści, więc podejmuje decyzję na podstawie błędnych danych.
Sama data publikacji nie zawsze rozwiązuje problem. Dokument opublikowany kilka lat wcześniej może nadal obowiązywać, a materiał sprzed kilku miesięcy może już być nieaktualny.
Potrzebna jest jednoznaczna informacja o statusie. Może wskazywać, że dokument obowiązywał do określonego dnia, został zastąpiony nową wersją albo dotyczy zakończonego postępowania.
Ważne jest również połączenie starej informacji z aktualną. Użytkownik, który trafił na archiwalny regulamin z wyszukiwarki internetowej, powinien łatwo przejść do obowiązującej wersji. Sam komunikat „dokument archiwalny” pozostawia go bez odpowiedzi.
Archiwum nie może być magazynem przypadkowych treści
Utworzenie działu o nazwie „Archiwum” nie rozwiązuje problemu zarządzania starszymi informacjami.
Jeżeli trafiają tam wszystkie nieaktualne publikacje bez zachowania podziału tematycznego, archiwum szybko staje się trudne do przeszukania. Użytkownik musi przeglądać nabory, kontrole, zarządzenia i zamówienia umieszczone na jednej długiej liście.
Archiwum powinno zachowywać logiczne powiązanie z pierwotną strukturą BIP. Starsze ogłoszenia o pracę nadal powinny być rozpoznawalne jako nabory, a zakończone kontrole jako materiały z obszaru kontroli.
Niektóre działające serwisy BIP utrzymują osobne archiwa ogłoszeń albo wyodrębniają archiwalną wersję całego biuletynu po migracji do nowego systemu. Takie rozwiązanie może być prawidłowe, ale wymaga czytelnego opisu zakresu i dat granicznych. Użytkownik musi rozumieć, czy otwiera archiwum jednego działu, czy pełną poprzednią wersję BIP.
Samo przeniesienie treści pod nowy adres nie wystarcza. Trzeba sprawdzić działanie wyszukiwarki, linków, dokumentów, metryk i historii zmian.
Migracja BIP może zniszczyć historię publikacji
Zmiana systemu BIP jest momentem szczególnego ryzyka. Migracja skupia się zwykle na przeniesieniu aktywnych treści i uruchomieniu nowego interfejsu. Starsze materiały traktuje się jako mniej istotne.
W efekcie mogą zniknąć daty pierwotnej publikacji, informacje o autorach, historia zmian i powiązania między dokumentami. Wszystkie materiały otrzymują datę migracji, przez co wieloletnia informacja wygląda jak nowa publikacja.
Innym problemem są niedziałające adresy. Linki do dokumentów były wcześniej cytowane w uchwałach, artykułach, pismach i innych serwisach. Po zmianie systemu mogą prowadzić do błędu albo strony głównej BIP.
Przeniesienie archiwum do oddzielnego serwisu również wymaga kontroli dostępności cyfrowej. Stara wersja może zawierać niedostępne menu, dokumenty i wyszukiwarkę. Samo oznaczenie jej jako archiwalnej nie usuwa barier, jeżeli nadal jest wykorzystywana do udostępniania informacji.
Audyt po migracji powinien więc obejmować nie tylko aktualne podstrony, lecz także ciągłość dostępu do treści historycznych.
Historia zmian nie może zastępować czytelnej informacji o statusie
Rejestr zmian jest ważnym elementem BIP. Pozwala ustalić, kiedy treść zmodyfikowano i kto wykonał operację.
Nie zawsze wyjaśnia jednak, co właściwie się zmieniło. System może pokazać kilka dat i nazw użytkowników, ale nie wskazywać, czy poprawiono literówkę, zmieniono kwotę, dodano dokument czy zastąpiono całą treść.
Użytkownik potrzebuje przede wszystkim jasnej informacji o aktualnym statusie. Historia zmian powinna wspierać przejrzystość, ale nie może być jedynym sposobem ustalenia, czy dokument obowiązuje.
Szczególne znaczenie ma to przy regulaminach, procedurach i dokumentach wielokrotnie aktualizowanych. Publikowanie kolejnych plików bez opisania ich wzajemnych relacji prowadzi do powstania zbioru wersji, z którego nie da się wybrać właściwej.
Profesjonalna ocena powinna sprawdzić zarówno mechanizm historii zmian, jak i sposób prezentowania aktualnych i archiwalnych wersji użytkownikowi.
Nie każdy dział powinien być archiwizowany w ten sam sposób
Zakres i czas publikacji mogą zależeć od rodzaju informacji oraz przepisów regulujących konkretny obszar.
Inaczej zarządza się aktualnymi danymi kontaktowymi, inaczej zakończonym postępowaniem, a jeszcze inaczej rejestrem aktów lub materiałami z kontroli. Niektóre dokumenty mogą wymagać trwałego zachowania, inne publikacji przez określony czas, a kolejne usunięcia ze względu na ochronę danych lub wygaśnięcie celu ich udostępniania.
Nie można więc stworzyć jednej zasady, według której każdy wpis po roku automatycznie trafia do archiwum, a po kolejnych dwóch latach jest usuwany.
Potrzebna jest analiza kategorii informacji, podstawy publikacji, okresu użyteczności i ryzyk związanych z dalszym udostępnianiem. W niektórych przypadkach konieczna będzie również konsultacja z osobami zajmującymi się ochroną danych, kancelarią, archiwum zakładowym lub obsługą prawną.
Decyzja redaktora BIP nie powinna zastępować takiego procesu.
Archiwizacja BIP nie jest tym samym co archiwizacja dokumentacji
Pojęcia te bywają mylone. Przeniesienie wpisu do działu „Archiwum” w BIP dotyczy sposobu publicznego prezentowania informacji. Archiwizacja dokumentacji w jednostce jest odrębnym procesem wynikającym z zasad zarządzania dokumentami.
Usunięcie materiału ze strony nie oznacza, że dokument może zostać zniszczony. Z kolei przechowywanie dokumentu w archiwum zakładowym nie oznacza automatycznie, że nadal powinien być publicznie dostępny w BIP.
Brakowanie dokumentacji wymaga stosowania określonych procedur i w wielu przypadkach zgody właściwego archiwum państwowego. Procesu tego nie można utożsamiać z redakcyjnym porządkowaniem strony internetowej.
Pomieszanie tych dwóch obszarów może prowadzić do nieuzasadnionego usuwania informacji albo do pozostawiania w internecie treści, które nie powinny być dalej publicznie eksponowane.
Dane osobowe wymagają osobnej oceny
Wieloletnie archiwum może zawierać imiona, nazwiska, dane kontaktowe, wyniki naborów, oświadczenia i dokumenty dotyczące konkretnych osób.
Informacja mogła być prawidłowo opublikowana w chwili powstania, ale nie oznacza to automatycznie, że powinna pozostawać w tej samej formie bezterminowo. Trzeba uwzględnić podstawę prawną, cel publikacji oraz wymagany okres udostępniania.
Nie należy jednak usuwać treści wyłącznie dlatego, że zawiera dane osobowe. Część takich danych stanowi element informacji publicznej i dokumentuje pełnienie funkcji lub wykonywanie zadań publicznych.
Właściwa decyzja może wymagać zachowania dokumentu, ograniczenia zakresu danych, anonimizacji albo pozostawienia informacji archiwalnej przez określony czas.
To kolejny obszar, w którym prosta procedura redakcyjna nie wystarcza. Ocena musi łączyć zasady dostępu do informacji publicznej, ochrony danych i zarządzania dokumentacją.
Wyszukiwarki prowadzą bezpośrednio do starych dokumentów
Użytkownik nie zawsze dociera do BIP przez stronę główną i aktualne menu. Może otworzyć archiwalny wpis bezpośrednio z wyników wyszukiwania, zakładki w przeglądarce albo linku w innym serwisie.
Dlatego oznaczenie treści wyłącznie przez umieszczenie jej w dziale „Archiwum” może być niewystarczające. Użytkownik wchodzący bezpośrednio na podstronę powinien zobaczyć jasny komunikat o jej statusie.
Dobrze zaprojektowana archiwalna podstrona zachowuje kontekst. Informuje, czego dotyczy materiał, kiedy obowiązywał i czy istnieje nowsza wersja. Nie powinna automatycznie przekierowywać do strony głównej, ponieważ użytkownik może poszukiwać właśnie informacji historycznej.
Usuwanie adresów i zastępowanie ich ogólnymi przekierowaniami osłabia możliwość cytowania oraz ponownego odnalezienia dokumentów.
Nieuporządkowane archiwum obniża dostępność cyfrową
Archiwum może być kompletne, a jednocześnie bardzo trudne do wykorzystania. Setki wpisów bez podziału, niejednoznaczne tytuły i niedostępne dokumenty tworzą barierę niezależnie od tego, czy wszystkie materiały formalnie zachowano.
Problemy dostępności dotyczą również starszych treści. Dokument przeniesiony do archiwum nie przestaje być elementem strony podmiotu publicznego tylko dlatego, że nie jest już aktualny.
Znaczenie ma dostępność menu, wyszukiwarki, metryk, tabel, linków i załączników. Stare treści bywają pomijane w audytach, ponieważ instytucja skupia się na najnowszych podstronach. Tymczasem właśnie archiwum może zawierać największą liczbę skanów, nieopisanych linków i błędów strukturalnych.
Audyt powinien ustalić skalę problemu i rozróżnić treści nadal istotne od materiałów, które wymagają uporządkowania, oznaczenia lub odrębnej decyzji prawnej.
Procedura archiwizacji musi odpowiadać rzeczywistemu obiegowi informacji
Nie wystarczy zapisać w instrukcji, że nieaktualne materiały przenosi się do archiwum. Trzeba ustalić, kto stwierdza utratę aktualności, kto wskazuje dokument zastępujący i kto zatwierdza usunięcie.
Redaktor BIP nie zawsze posiada wiedzę, czy dana procedura nadal obowiązuje albo czy ogłoszenie powinno pozostać dostępne. Potrzebuje informacji od komórki merytorycznej.
Skuteczny proces powinien obejmować:
- wskazanie osoby odpowiedzialnej za daną kategorię informacji,
- okresową ocenę aktualności,
- określenie statusu dokumentu,
- zachowanie relacji między wersjami,
- kontrolę linków i załączników,
- zasady postępowania podczas migracji.
Nie oznacza to, że każda jednostka potrzebuje rozbudowanego regulaminu. Potrzebuje jednak modelu, który nie opiera się wyłącznie na pamięci jednej osoby.
Audyt archiwum pozwala odzyskać kontrolę nad BIP
Nieuporządkowane archiwum jest zwykle objawem problemu organizacyjnego. Treści powstawały przez lata, system był zmieniany, a kolejne osoby stosowały własne zasady publikacji.
Rzetelny audyt powinien wskazać nie tylko stare dokumenty, lecz także zależności między nimi. Pozwala ustalić, które treści wyglądają na aktualne mimo utraty mocy, gdzie brakuje historii zmian, które linki nie działają i czy archiwum zachowało strukturę informacyjną.
Wynikiem nie powinna być rekomendacja masowego usunięcia starych materiałów. Potrzebny jest plan obejmujący oznaczenie statusu, uporządkowanie kategorii, zachowanie dostępu do informacji historycznych oraz poprawę procesu na przyszłość.
Dobrze prowadzone archiwum nie konkuruje z aktualną częścią BIP. Oddziela informacje obowiązujące od historycznych, ale pozwala korzystać z obu w sposób świadomy.
Biuletyn powinien pokazywać aktualny stan działania podmiotu, a jednocześnie zachowywać przejrzystość wcześniejszych publikacji. Jeżeli użytkownik nie wie, czy dokument nadal obowiązuje, albo nie może dotrzeć do jego poprzedniej wersji, BIP nie realizuje w pełni swojej informacyjnej funkcji.