W Lab Dostępności analizujemy takie przypadki nie tylko technicznie, ale też organizacyjnie: sprawdzamy proces, odpowiedzialność za treści i realny wpływ dostępności na użytkowników.
Dokument PDF może być dostępny cyfrowo, ale sam format nie gwarantuje dostępności. Szczególnie problematyczne są formularze publikowane jako pliki do pobrania, które wizualnie wyglądają jak formularz, ale nie zawierają dostępnych pól do wypełnienia.
Dla użytkownika korzystającego z czytnika ekranu, klawiatury albo urządzenia mobilnego taki dokument może być bardzo trudny w obsłudze. Treść da się czasem odczytać, ale nie da się wygodnie wypełnić formularza.
Problem
Typowy problem polega na tym, że formularz PDF ma warstwę tekstową i nie jest skanem, ale pola do uzupełnienia są tylko wizualnymi liniami albo pustymi miejscami. Dla technologii asystujących nie są to pola formularza z etykietami, rolą i możliwością wpisania wartości.
Użytkownik może więc przeczytać dokument, ale nie otrzymuje funkcjonalnego formularza. W praktyce musi drukować, ręcznie wypełniać albo szukać innej drogi kontaktu.
Zakres pracy
- sprawdzenie, czy dokument ma warstwę tekstową,
- weryfikacja, czy dokument nie jest skanem,
- ocena struktury nagłówków i kolejności odczytu,
- sprawdzenie języka dokumentu,
- weryfikacja list, tabel i linków,
- sprawdzenie, czy formularz ma dostępne pola,
- ocena etykiet pól formularza,
- weryfikacja kolejności tabulacji,
- sprawdzenie, czy istnieje alternatywa HTML, DOCX lub ODT.
Najważniejsze ustalenia
Najważniejsze jest odróżnienie dokumentu tekstowego od formularza. Dokument informacyjny może być dostępny, jeżeli ma tekst, strukturę, język i poprawną kolejność odczytu. Formularz wymaga jednak czegoś więcej: dostępnych pól, etykiet, instrukcji i możliwości wprowadzenia danych.
Jeżeli formularz PDF nie ma dostępnych pól, nie powinien być jedynym sposobem załatwienia sprawy. Lepszym rozwiązaniem jest formularz HTML albo dostępny dokument edytowalny.
Rekomendacje
- najważniejsze formularze publikować jako HTML,
- PDF traktować jako wersję pomocniczą lub do druku,
- zapewnić pola formularza z etykietami,
- ustawić poprawną kolejność tabulacji,
- dodać język dokumentu, tytuł i strukturę,
- unikać skanów dokumentów,
- publikować treść dokumentu również na stronie, jeżeli ma znaczenie informacyjne,
- przy linku do pliku podawać format i rozmiar,
- stosować zrozumiałe nazwy plików.
Efekt
Poprawnie przygotowany formularz pozwala użytkownikowi załatwić sprawę bez drukowania dokumentu i bez konieczności korzystania z pomocy innych osób.
Dla podmiotu publicznego oznacza to mniejszą liczbę barier, bardziej uporządkowaną obsługę spraw i lepszą zgodność z wymaganiami dostępności cyfrowej.
Charakter studium
Scenariusz kompozytowy opiera się na formularzach, które miały warstwę tekstową i wyglądały poprawnie, lecz nie pozwalały na samodzielne elektroniczne wypełnienie przez osoby korzystające z klawiatury i czytnika ekranu.
Decyzje i wdrożenie
Inwentaryzacja rozdzieliła dokumenty informacyjne od formularzy. Dla każdego formularza określono, czy użytkownik ma go wydrukować, wypełnić elektronicznie, podpisać czy wysłać przez system. Pozwoliło to zidentyfikować pliki, które wizualnie zawierały linie i pola, ale technicznie pozostawały zwykłym tekstem.
Najczęściej używane wnioski przeniesiono do HTML. Tam, gdzie konieczny był plik, przygotowano dostępny dokument edytowalny, a PDF pozostawiono jako wersję do wydruku. Formularze interaktywne otrzymały etykiety pól, instrukcje, kolejność tabulacji oraz test z klawiaturą i czytnikiem ekranu. Proces podpisania sprawdzono osobno, ponieważ zabezpieczenie pliku mogło wpływać na strukturę.
Zmieniono także wymagania przy tworzeniu nowych wzorów. Właściciel procedury musiał przekazać wersję źródłową, a publikacja bez kontroli była możliwa tylko w formalnym trybie pilnym z terminem poprawy.
Rezultat i wnioski
Użytkownik mógł wybrać równoważny sposób złożenia danych bez drukowania i pomocy innej osoby. Jednostka ograniczyła liczbę pytań o edycję formularzy, a redakcja nie musiała poprawiać każdego PDF od podstaw.
Kluczowy wniosek: dostępność dokumentu i funkcjonalność formularza to dwa różne poziomy. Możliwość odczytania tekstu nie oznacza możliwości wpisania danych, sprawdzenia błędów i ukończenia czynności.