W Lab Dostępności analizujemy takie przypadki nie tylko technicznie, ale też organizacyjnie: sprawdzamy proces, odpowiedzialność za treści i realny wpływ dostępności na użytkowników.
Podmioty publiczne bardzo często publikują treści, których same nie przygotowały. Mogą to być plakaty od organizatorów wydarzeń, regulaminy od partnerów, programy w PDF, grafiki promocyjne, formularze, harmonogramy, prezentacje, mapy albo materiały przygotowane przez wykonawców.
To wygodne organizacyjnie, ale ryzykowne dostępnościowo. Jeżeli materiał od partnera jest niedostępny, a podmiot publiczny opublikuje go u siebie, bariera pojawia się na stronie podmiotu publicznego.
Problem
Najczęstszy schemat wygląda tak: instytucja otrzymuje plakat albo PDF i publikuje go bez zmian. Materiał wizualnie wygląda dobrze, ale zawiera tekst zapisany wyłącznie w grafice, nie ma alternatywy tekstowej, nie ma struktury nagłówków, ma słaby kontrast albo nie działa z czytnikiem ekranu.
Użytkownik, który nie może odczytać grafiki lub PDF-a, nie otrzymuje dostępu do informacji. Nie ma znaczenia, że materiał przygotował ktoś zewnętrzny. Z punktu widzenia użytkownika bariera znajduje się na stronie, z której korzysta.
Zakres pracy
- materiały graficzne,
- plakaty,
- programy wydarzeń,
- regulaminy,
- formularze,
- dokumenty PDF, DOCX i ODT,
- harmonogramy,
- mapy,
- tabele,
- multimedia,
- linki prowadzące do zewnętrznych serwisów,
- treści sponsorowane lub partnerskie,
- komunikaty publikowane w imieniu innych organizatorów.
Najważniejsze ustalenia
Największym problemem nie jest sam fakt publikowania treści od partnerów, ale brak minimalnych wymagań przed publikacją.
Jeżeli instytucja nie określi standardu, redaktorzy nie mają podstaw, aby poprosić partnera o poprawiony plik, wersję tekstową, dostępny PDF albo dodatkowy opis. W efekcie publikują to, co otrzymali, nawet jeżeli materiał tworzy barierę.
Rekomendacje
Warto przyjąć zasadę, że materiał od innego podmiotu może zostać opublikowany dopiero wtedy, gdy spełnia podstawowe wymagania dostępności albo gdy redakcja przygotuje dostępną alternatywę.
Minimalny standard powinien obejmować:
- tekstową wersję informacji z plakatu,
- opis celu grafiki,
- dostępny dokument albo treść HTML zamiast samego PDF,
- czytelną nazwę pliku,
- informację o formacie i rozmiarze pliku,
- opisowe linki,
- właściwą strukturę nagłówków,
- poprawny kontrast,
- podpisy lub transkrypcję dla multimediów, jeżeli są potrzebne,
- jasne wskazanie, kto odpowiada za treść materiału.
W komunikacji z partnerami można stosować prostą zasadę: „Publikujemy materiały w sposób dostępny cyfrowo. Jeżeli przesyłają Państwo plakat, PDF lub program wydarzenia, prosimy również o wersję tekstową najważniejszych informacji.”
Efekt
Standard publikowania treści od innych podmiotów chroni użytkowników przed barierami, a redaktorom daje jasną podstawę do działania.
Instytucja nie musi rezygnować z publikowania materiałów partnerskich. Powinna jednak zadbać, aby informacja była dostępna nie tylko jako obraz lub plik, ale również jako treść możliwa do odczytania, zrozumienia i obsłużenia różnymi metodami.
To szczególnie ważne w komunikacji publicznej, gdzie jeden niedostępny plakat może oznaczać, że część osób nie dowie się o wydarzeniu, terminie, naborze albo ważnej zmianie organizacyjnej.
Charakter studium
To studium kompozytowe oparte na współpracy instytucji publicznych z partnerami, organizatorami wydarzeń i wykonawcami. Nie opisuje jednego zidentyfikowanego materiału ani partnera.
Decyzje i wdrożenie
Instytucja przygotowała krótką specyfikację dołączaną do ustaleń współpracy. Partner miał przekazać tekst wydarzenia w edytowalnej formie, komplet danych organizacyjnych, plik źródłowy dokumentu i pełną treść plakatu. W przypadku filmu określano wymagane napisy, a przy formularzu — sposób wypełnienia bez drukowania.
Redaktor otrzymał trzy decyzje: przyjąć materiał, zwrócić go do poprawy albo opublikować dostępną wersję tekstową z plikiem pomocniczym. Ostatnia ścieżka była stosowana przy komunikatach ważnych i pilnych, lecz koszt dostosowania zapisywano. Powtarzające się poprawki wykonywane za partnera stawały się podstawą do zmiany warunków następnej współpracy.
W materiałach sponsorowanych oddzielono informację o partnerze od właściwej treści publicznej. Dzięki temu wymagania promocyjne nie prowadziły do publikowania nieczytelnych bloków logotypów jako jedynej informacji o wydarzeniu.
Rezultat i wnioski
Partnerzy początkowo pytali głównie o format pliku, ale po otrzymaniu przykładów zaczęli przekazywać lepsze źródła. Redakcja skróciła czas potrzebny na uzupełnianie brakujących dat i opisów, a liczba publikacji opartych wyłącznie na grafice wyraźnie spadła.
Minimalny standard powinien być przekazywany przed przygotowaniem materiału. Wymaganie wysłane w chwili, gdy plakat jest zatwierdzony i wydrukowany, prowadzi jedynie do konfliktu albo kosztownej korekty.