W Lab Dostępności analizujemy takie przypadki nie tylko technicznie, ale też organizacyjnie: sprawdzamy proces, odpowiedzialność za treści i realny wpływ dostępności na użytkowników.
Metryka informacji w BIP nie jest dodatkiem technicznym. To mechanizm, który pozwala ustalić, kto wytworzył informację, kto odpowiada za jej treść, kto wprowadził ją do BIP i kiedy została opublikowana lub zmieniona.
Jeżeli proces publikacji nie jest uporządkowany, metryki mogą przestać odzwierciedlać rzeczywisty przebieg pracy. Problem staje się szczególnie widoczny wtedy, gdy kilka osób korzysta ze wspólnego konta redakcyjnego.
Problem
Wspólne konto użytkownika powoduje, że wszystkie zmiany są przypisywane jednej osobie lub jednemu loginowi, niezależnie od tego, kto faktycznie wykonał czynność redakcyjną. W takiej sytuacji historia zmian i metryki tracą wartość jako narzędzie kontroli.
Powstaje też problem rozdzielenia odpowiedzialności. Inna osoba może przygotować dane merytoryczne, inna je zatwierdzić, a jeszcze inna technicznie wprowadzić do BIP. Te role powinny być rozróżnione.
Zakres pracy
- analiza metryk informacji,
- sprawdzenie historii zmian,
- ocena sposobu logowania redaktorów,
- weryfikacja kont użytkowników,
- rozróżnienie osoby wytwarzającej informację i osoby wprowadzającej ją do BIP,
- ocena danych redakcyjnych,
- sprawdzenie procedury przekazywania informacji do publikacji,
- przygotowanie rekomendacji organizacyjnych.
Najważniejsze ustalenia
Najważniejszym problemem jest sytuacja, w której metryka formalnie istnieje, ale nie pozwala ustalić rzeczywistej odpowiedzialności. Jeżeli system wskazuje jedną osobę, a zmian faktycznie dokonują różni pracownicy, użytkownik i kontrolujący nie otrzymują wiarygodnej informacji.
Administrator BIP może odpowiadać za techniczne opublikowanie informacji, ale nie powinien samodzielnie tworzyć danych dotyczących majątku, finansów, rejestrów, kontroli, sprawozdań czy kompetencji. Te informacje powinny pochodzić od właściwych pracowników merytorycznych.
Rekomendacje
- wdrożyć indywidualne konta użytkowników,
- ograniczyć używanie wspólnego konta technicznego,
- przypisać role i uprawnienia do rzeczywistych obowiązków,
- ustalić, kto przygotowuje dane merytoryczne,
- ustalić, kto zatwierdza treść do publikacji,
- ustalić, kto technicznie wprowadza informację do BIP,
- wprowadzić standard uzupełniania metryk,
- prowadzić ewidencję zmian, jeżeli system nie pozwala na pełną identyfikację użytkowników,
- regularnie kontrolować poprawność metryk i historii zmian.
Efekt
Uporządkowanie kont redakcyjnych i metryk zwiększa wiarygodność BIP. Pozwala ustalić, kto odpowiada za treść, kto ją wprowadził i kiedy dokonano zmiany.
Dla instytucji oznacza to mniejsze ryzyko organizacyjne, lepszą kontrolę nad publikacją informacji i większą przejrzystość wobec użytkowników.