Ogólny zapis „za dostępność odpowiadają wszyscy pracownicy” wyraża ważną zasadę, ale nie rozstrzyga żadnej konkretnej sytuacji. Mapa odpowiedzialności przypisuje role do etapów procesu i pokazuje, gdzie decyzja może utknąć. Najprostszą formą jest tabela RACI: wykonuje, zatwierdza, jest konsultowany, otrzymuje informację.
Dla każdej czynności powinien istnieć jeden jednoznaczny właściciel wykonania i jedna osoba lub rola zatwierdzająca, jeżeli akceptacja jest wymagana. Zbyt wiele osób zatwierdzających wydłuża proces i rozmywa odpowiedzialność. Brak osoby konsultowanej przy trudnych dokumentach prowadzi natomiast do podejmowania decyzji przez redaktora bez kompetencji prawnej lub technicznej.
Przykładowa mapa dla formularza może wyglądać następująco: wydział merytoryczny przygotowuje treść i plik źródłowy, kierownik zatwierdza poprawność procedury, redaktor kontroluje publikację, specjalista dostępności konsultuje złożone elementy, administrator usuwa błędy komponentu, a właściciel usługi otrzymuje zgłoszenia użytkowników. Jedna osoba może występować w kilku rolach, ale mapa nadal pokazuje, z jakiego rodzaju odpowiedzialności wynika jej działanie.
Trzeba uwzględnić zastępstwa, sytuacje pilne i materiały zewnętrzne. Jeżeli jedyna osoba zatwierdzająca jest nieobecna, publikacja nie może przechodzić automatycznie bez kontroli. Jeżeli wykonawca dostarcza niedostępny komponent, ktoś musi mieć uprawnienie do odmowy odbioru. Jeżeli użytkownik zgłosi barierę, wiadomość musi trafić zarówno do osoby odpowiadającej, jak i do właściciela zasobu.
Mapa nie powinna zawierać wyłącznie nazwisk. Stanowiska i funkcje są trwalsze, a osobny wykaz może przypisywać je do aktualnych osób. Dokument należy przeglądać po zmianie struktury organizacyjnej, systemu, umowy lub zakresu obowiązków.