W sytuacji awarii, zagrożenia, zmiany organizacji ruchu lub nagłego zamknięcia placówki informacja musi pojawić się szybko. Pilność nie usuwa jednak potrzeb osób korzystających z czytników ekranu, powiększenia, klawiatury lub prostego języka. Niedostępny komunikat kryzysowy może mieć większe konsekwencje niż błąd w zwykłej aktualności.
Instytucja powinna wcześniej przygotować prosty szablon. Komunikat zaczyna się od tego, co się stało, kogo dotyczy, od kiedy obowiązuje i co należy zrobić. Następnie podaje się obszar, przewidywany czas, alternatywne rozwiązanie oraz źródło dalszych aktualizacji. Informacja tekstowa musi być podstawą, nawet jeżeli równolegle publikowana jest grafika w mediach społecznościowych.
Szablon powinien działać bez skomplikowanych komponentów. Baner wymagający zamknięcia, migający pasek albo modal blokujący stronę może utrudnić dostęp do komunikatu. Lepiej użyć dobrze oznaczonego regionu na początku strony i osobnej podstrony ze szczegółami. Zmiana koloru nie może być jedynym sposobem wskazania poziomu zagrożenia.
Ścieżka publikacji kryzysowej może być skrócona, ale musi wskazywać dyżurnego właściciela i kontrolę minimalną: sens tytułu, komplet danych, prawidłową strukturę, opis linków, dostępność klawiaturą i działanie na telefonie. Jeżeli pełna weryfikacja nie jest możliwa, drugi redaktor powinien sprawdzić komunikat jak najszybciej po publikacji.
Po zakończeniu zdarzenia należy oznaczyć informację jako nieaktualną, podać datę zakończenia i zdecydować o archiwizacji. Warto też krótko przeanalizować proces: czy szablon zawierał wszystkie potrzebne pola, czy zgłoszono bariery, czy informacja była spójna w BIP, serwisie, aplikacji i mediach społecznościowych. Takie wnioski poprawiają kolejną publikację znacznie skuteczniej niż rozbudowanie procedury wyłącznie na papierze.