Treść publiczna rzadko powstaje w jednym miejscu. Dokument przygotowuje pracownik merytoryczny, akceptuje go kierownik, podpisuje osoba upoważniona, a publikuje redaktor strony lub BIP. Administrator utrzymuje system, koordynator dostępności wspiera organizację, a wykonawca zewnętrzny może odpowiadać za szablon albo za część treści. Jeżeli ten podział pozostaje nieformalny, problemy z dostępnością trafiają zwykle do osoby, która jako ostatnia dotknęła materiału.
Model redakcji powinien rozdzielać co najmniej cztery rodzaje odpowiedzialności. Właściciel treści odpowiada za jej aktualność, kompletność i podstawę publikacji. Autor lub dostawca materiału przygotowuje plik zgodnie z uzgodnionym standardem. Redaktor odpowiada za prawidłowe wprowadzenie informacji do systemu i kontrolę elementów, na które ma wpływ. Administrator techniczny utrzymuje dostępność szablonu, komponentów oraz integracji. Koordynator dostępności nie powinien zastępować tych osób, lecz pomagać w ustalaniu zasad, analizowaniu trudniejszych przypadków i monitorowaniu poprawy.
Przykładem złego podziału jest polecenie: „informatyk ma dopilnować, żeby wszystkie dokumenty były dostępne”. Informatyk może zapewnić dostępny mechanizm pobierania pliku, ale nie odtworzy prawidłowej struktury nieedytowalnego skanu ani nie rozstrzygnie, czy dokument nadal powinien być publikowany. Równie nieskuteczne jest obciążenie redaktora odpowiedzialnością za treść, której nie wolno mu zmieniać.
W praktyce warto opisać role w jednej tabeli. Dla każdego etapu należy wskazać osobę wykonującą zadanie, osobę zatwierdzającą, osobę konsultowaną oraz odbiorcę informacji o wyniku. Nie musi to być rozbudowany regulamin. W małej instytucji wystarczy jedna strona z nazwami stanowisk i zastępstwami. Ważne, aby odpowiedzialność była przypisana do funkcji, a nie wyłącznie do nazwiska konkretnego pracownika.
Model działa wtedy, gdy obejmuje również decyzje wyjątkowe. Kto może dopuścić publikację materiału niespełniającego standardu? Kto wyznacza termin naprawy? Kto odpowiada użytkownikowi, który zgłosi barierę? Bez tych odpowiedzi procedura będzie działała tylko w sytuacjach łatwych, a właśnie przypadki pilne i nietypowe najczęściej prowadzą do powstawania niedostępnych treści.