Biuletyn Informacji Publicznej jest systemem udostępniania informacji, a nie składem plików. Dostępność BIP zależy zarówno od platformy technicznej, jak i od sposobu przygotowania opisów, dokumentów, metadanych oraz powiązań między wersjami. Nawet zgodny szablon nie pomoże, jeżeli informacja jest ukryta w skanie nazwanym „załącznik.pdf”.
Procedura powinna najpierw rozstrzygać podstawę i miejsce publikacji. Właściciel treści wskazuje kategorię BIP, wymagany termin, podstawę prawną, okres obowiązywania oraz relację z wcześniejszymi materiałami. Redaktor nie powinien samodzielnie interpretować, czy dokument należy do zamówień, majątku, prawa lokalnego czy innej kategorii, jeżeli decyzja ma znaczenie prawne.
Następnie trzeba przygotować publikację jako całość. Tytuł powinien identyfikować sprawę i okres, opis wyjaśniać zawartość, a załączniki mieć rozpoznawalne nazwy. Jeżeli informacja jest zrozumiała dopiero po otwarciu pliku, należy rozważyć zamieszczenie jej najważniejszej części w HTML. Metryka BIP i rejestr zmian nie zastępują opisania, która wersja dokumentu jest aktualna.
Kontrola obejmuje poprawność dokumentu, działanie odsyłaczy, strukturę strony, możliwość obsługi z klawiatury i prezentację na urządzeniach mobilnych. W systemie dostarczanym przez zewnętrznego operatora podmiot nadal potrzebuje ścieżki zgłaszania błędów technicznych i terminów ich naprawy. Umowa powinna obejmować aktualizacje, utrzymanie i wsparcie w usuwaniu barier.
Odpowiedzialność po publikacji pozostaje po stronie właściciela treści oraz podmiotu prowadzącego BIP. Trzeba zaplanować aktualizację, uchylenie lub zastąpienie dokumentu. Jeśli ten sam materiał jest publikowany w BIP i na stronie głównej, warto wskazać jedno źródło główne i linkować do niego, zamiast utrzymywać dwie niezależne kopie.