Formularz redakcyjny przenosi kontrolę na początek procesu. Zamiast otrzymywać wiadomość z jednym załącznikiem i poleceniem „proszę opublikować”, redaktor dostaje komplet danych potrzebnych do przygotowania właściwej strony. Formularz nie powinien jednak żądać informacji, których nikt później nie wykorzystuje.
Podstawowe pola to tytuł, krótki opis, właściciel merytoryczny, miejsce publikacji, oczekiwany termin, okres obowiązywania i decyzja dotycząca archiwizacji. Dla wydarzeń potrzebne są data, godzina, miejsce, warunki udziału, dostępność wydarzenia i kontakt. Dla dokumentów — rodzaj, wersja, data, plik źródłowy, format publikacji oraz informacja o wykonanej kontroli. Dla grafiki — funkcja obrazu i tekst przekazujący zawartą w nim informację.
Pola powinny używać języka zrozumiałego dla osoby zgłaszającej. Zamiast pytać o „spełnienie kryterium 1.1.1”, lepiej poprosić o opis celu obrazu i pełny tekst widoczny na plakacie. Redaktor lub specjalista może później dobrać prawidłowy sposób publikacji. Formularz ma zbierać wiedzę źródłową, której nie da się odtworzyć na końcu.
Warto stosować pytania warunkowe. Jeżeli materiał nie zawiera pliku, pola dotyczące PDF nie powinny się pojawiać. Jeżeli informacja jest bezterminowa, system może wymagać daty przeglądu zamiast daty wycofania. Dzięki temu formularz pozostaje krótki, a jednocześnie obsługuje różne typy publikacji.
Zgłoszenie musi trafić do określonego obiegu. Formularz powinien utworzyć zadanie, nadać właściciela, umożliwić zwrot do poprawy i zachować historię decyzji. Sam plik formularza przesyłany pocztą może jedynie przenieść chaos do kolejnego załącznika. Jeżeli organizacja nie ma systemu obiegu, warto zacząć od jednego wspólnego kanału i jednolitego tematu wiadomości.