Ten poradnik nie jest listą wszystkich kryteriów WCAG ani kursem obsługi WordPressa. Ma pomóc przełożyć wymagania dostępności na codzienny sposób pracy instytucji. Najwięcej korzyści przyniesie wtedy, gdy nie zostanie przekazany wyłącznie redaktorowi strony, lecz posłuży do uzgodnienia zasad między osobami, które przygotowują, zatwierdzają i publikują informacje.
Na początku warto rozpoznać własny proces. Trzeba ustalić, skąd przychodzą materiały, kto decyduje o publikacji, kto może je poprawić, a kto odpowiada za stronę techniczną. W małym urzędzie kilka ról może wykonywać jedna osoba. Nie usuwa to potrzeby ich nazwania. Przeciwnie: pozwala oddzielić decyzję merytoryczną od kontroli jakości i uniknąć sytuacji, w której redaktor odpowiada za błędy zawarte w dokumencie, którego nie miał prawa zmienić.
Nie trzeba wdrażać wszystkich narzędzi jednocześnie. Najlepiej zacząć od jednego rodzaju materiałów, który najczęściej powoduje problemy, na przykład zarządzeń publikowanych jako skany albo plakatów bez odpowiednika tekstowego. Następnie można ustalić standard, przygotować prostą listę kontrolną i sprawdzić ją na kilku rzeczywistych publikacjach. Dopiero po takim teście warto rozszerzać procedurę na kolejne komórki.
Każdy rozdział odpowiada na inne pytanie. Rozdziały o rolach i mapach odpowiedzialności pomagają ustalić, kto wykonuje konkretne zadania. Rozdziały o standardach, treści i kontroli opisują jakość publikacji. Części o rejestrach, archiwizacji i przeglądach służą utrzymaniu porządku. Rozdziały o BIP, komunikacji kryzysowej, materiałach zewnętrznych i AI dotyczą sytuacji, w których zwykła ścieżka publikacji wymaga dodatkowych zabezpieczeń.
Efektem pracy z poradnikiem powinien być zestaw zasad dopasowany do instytucji, a nie kopia uniwersalnej procedury. Dobra procedura wskazuje konkretne role, używane systemy, terminy, miejsce przechowywania plików źródłowych oraz sposób reagowania na błąd. Powinna być na tyle krótka, aby można było stosować ją codziennie, i na tyle precyzyjna, aby nowa osoba potrafiła na jej podstawie prawidłowo przygotować publikację.