W wielu instytucjach dokument jest domyślną formą każdej informacji. Komunikat powstaje w edytorze tekstu, jest zapisywany jako PDF, a następnie dołączany do krótkiej strony zawierającej jedynie tytuł i link. Taki sposób pracy wynika zwykle z obiegu wewnętrznego, nie z potrzeb użytkownika.
Przed publikacją warto zadać trzy pytania: co odbiorca ma zrobić z informacją, czy musi zachować oryginalny układ dokumentu oraz czy potrzebuje pliku do dalszego wykorzystania. Jeżeli celem jest przeczytanie ogłoszenia, poznanie godzin pracy albo sprawdzenie listy wymaganych załączników, najwygodniejszą formą będzie zazwyczaj HTML. Treść można wtedy powiększać, dopasować do telefonu, wyszukać i odczytać bez dodatkowego programu.
Plik może być uzasadniony, gdy stanowi urzędowy wzór do pobrania, obszerny raport, arkusz danych, dokument przeznaczony do wydruku albo materiał, którego struktura i paginacja mają samodzielne znaczenie. Nawet wtedy warto opublikować na stronie krótkie streszczenie, najważniejsze dane oraz informację o formacie i rozmiarze. Jeżeli dokument zawiera kluczową informację publiczną, sam fakt podpisu lub pieczęci nie uzasadnia udostępnienia wyłącznie skanu.
Praktyczna definicja niezbędności powinna znaleźć się w procedurze redakcyjnej. Może brzmieć: „Plik publikujemy wtedy, gdy użytkownik potrzebuje go jako odrębnego dokumentu, a nie tylko jako nośnika tekstu”. Taka zasada przenosi rozmowę z poziomu przyzwyczajenia na poziom funkcji.
Przykładowo informację o naborze należy opisać na stronie: wskazać termin, adresatów, warunki i sposób złożenia wniosku. Regulamin oraz formularz mogą pozostać plikami, jeżeli są dostępne i rzeczywiście potrzebne do udziału. Umieszczenie całej informacji wyłącznie w plakacie lub skanie ogłoszenia utrudnia jej odczytanie, wyszukanie i ponowne wykorzystanie.
Decyzja o formacie podjęta na początku oszczędza więcej czasu niż późniejsza naprawa. Dobrze zaprojektowana publikacja często wymaga mniej pracy: krótki tekst w systemie jest łatwiejszy do aktualizacji niż ponowne generowanie, podpisywanie i wymienianie pliku przy każdej zmianie.