Standard publikacji powinien opisywać wynik, który ma osiągnąć redaktor, a nie jedynie sekwencję kliknięć w konkretnym systemie. Interfejs WordPressa lub BIP może się zmienić, lecz wymaganie dotyczące logicznego tytułu, hierarchii nagłówków, opisów linków i aktualności pozostaje takie samo.
Każdy wpis powinien mieć jednoznaczny tytuł, krótkie wprowadzenie i właściwe miejsce w strukturze serwisu. Treść należy dzielić nagłówkami odpowiadającymi jej logice. Nie należy zaczynać od nagłówka wybranego ze względu na wygląd. Za wizualne formatowanie odpowiada motyw serwisu, a redaktor nadaje elementom znaczenie.
Załączniki wymagają opisowych nazw. Link „formularz zgłoszeniowy (DOCX, 84 KB)” jest użyteczniejszy niż „załącznik nr 2”. Jeżeli kilka plików dotyczy jednego postępowania, ich nazwy powinny pozwalać odróżnić wersję, rodzaj i datę bez otwierania każdego dokumentu. Wymiana pliku nie może pozostawiać starej wersji w widocznym miejscu ani zrywać linków bez uzasadnienia.
Obrazy należy oceniać według funkcji. Zdjęcie dekoracyjne nie powinno tworzyć szumu w czytniku ekranu. Zdjęcie przekazujące informację wymaga odpowiednika tekstowego, który pełni tę samą funkcję. W przypadku plakatu krótki opis alternatywny nie zastępuje pełnej treści wydarzenia. Data, miejsce, program, cena i informacje organizacyjne powinny znaleźć się również w zwykłym tekście strony.
Standard powinien obejmować podgląd na różnych szerokościach, kontrolę klawiaturą i sprawdzenie finalnej strony po publikacji. Nie wystarczy poprawność widoczna w edytorze. Wtyczka, szablon albo mechanizm BIP może zmienić strukturę treści, ukryć fokus, dodać nieopisany przycisk lub otworzyć dokument w nieprzewidywalny sposób.
Najlepszy standard ma dwie warstwy: krótką kartę codziennej pracy oraz bardziej szczegółowe objaśnienia i przykłady. Sama długa instrukcja będzie rzadko używana, a sama lista kontrolna nie nauczy rozwiązywania sytuacji nietypowych.