Najbardziej widocznym błędem są skany dokumentów bez warstwy tekstowej, ale problemy zaczynają się wcześniej. Materiał często nie ma właściciela, właściwego tytułu, daty obowiązywania ani wersji źródłowej. Redaktor otrzymuje polecenie „wrzuć na stronę” i musi samodzielnie zdecydować, gdzie umieścić plik, jak go nazwać i czy wolno poprawić jego formę.
W treściach HTML powtarzają się nieprawidłowe hierarchie nagłówków, listy tworzone myślnikami, tabele używane do układu strony, linki o nazwie „kliknij tutaj” oraz obrazy zawierające cały komunikat. Problemem są także instrukcje oparte wyłącznie na wyglądzie, takie jak „wybierz zielony przycisk po prawej”. Gdy zmieni się układ mobilny albo użytkownik nie rozpoznaje koloru, wskazówka przestaje działać.
W dokumentach spotyka się ręczne formatowanie zamiast stylów, puste wiersze służące do robienia odstępów, brak określonego języka, nieoznaczone nagłówki tabel i kolejność odczytu inną niż układ wizualny. Samo zapisanie takiego pliku jako PDF nie naprawia struktury. Automatyczny kontroler może wykryć część problemów, ale nie oceni poprawnie sensu tekstu alternatywnego, logiczności nagłówków ani zrozumiałości instrukcji.
Osobną grupę tworzą błędy organizacyjne. Materiał zewnętrzny jest publikowany bez weryfikacji, ponieważ „odpowiada za niego partner”. Pilna informacja omija wszystkie kontrole. Po zmianie pracownika nikt nie zna lokalizacji plików źródłowych. Treści wygasłe pozostają w wynikach wyszukiwania bez oznaczenia, a nowa wersja dokumentu jest dodawana obok starej pod niemal identyczną nazwą.
Lista najczęstszych błędów powinna wynikać z własnych publikacji, a nie z uniwersalnego katalogu. Przez miesiąc można rejestrować materiały zwracane do poprawy i zgłoszenia użytkowników. Po takim przeglądzie zwykle okazuje się, że kilka problemów odpowiada za większość nieprawidłowości. To właśnie dla nich warto przygotować wzory, szkolenie i kontrolę w procesie.