Informacja przesłana przez partnera, organizatora wydarzenia, wykonawcę lub jednostkę podległą staje się częścią serwisu podmiotu, który ją publikuje. Samo wskazanie zewnętrznego autora nie usuwa barier ani nie zapewnia użytkownikowi alternatywnego dostępu. Dlatego warunki przyjmowania materiałów trzeba ustalić przed ich otrzymaniem.
Najprostszy standard przekazania powinien wymagać tekstu w edytowalnej postaci, logicznego tytułu, danych organizacyjnych, plików źródłowych oraz informacji potrzebnych do opisania grafiki. Jeżeli przesyłany jest plakat, partner powinien dostarczyć osobno jego pełną treść. Jeżeli dokument ma być opublikowany jako PDF, powinien powstać z prawidłowo przygotowanego pliku źródłowego, a nie ze skanu.
W umowie lub formularzu współpracy warto wskazać formaty, sposób nazywania plików, odpowiedzialność za poprawki i termin przekazania materiału. Ogólne zdanie „materiały muszą być dostępne” może być niewystarczające dla wykonawcy, który nie zna standardu. Wymagania powinny opisywać rezultat i umożliwiać odmowę odbioru albo zwrot materiału do poprawy.
Redaktor powinien mieć trzy możliwe decyzje: publikacja, zwrot do poprawy albo przekształcenie materiału w dostępny komunikat. Trzecia opcja jest potrzebna zwłaszcza wtedy, gdy informacja jest ważna lub pilna, a partner nie potrafi szybko poprawić pliku. Nie oznacza to jednak, że redakcja zawsze ma naprawiać cudze dokumenty. Stałe przejmowanie tej pracy utrwala niewłaściwy proces i ukrywa jego koszt.
Przykładem może być regulamin konkursu przesłany jako nieoznaczony PDF i plakat z terminami. Redakcja publikuje na stronie najważniejsze informacje w HTML, ale zwraca regulamin do poprawy albo przygotowuje dostępny dokument na podstawie pliku źródłowego, jeżeli zakres współpracy to przewiduje. Decyzję i termin naprawy zapisuje się w rejestrze, zamiast pozostawiać niedostępną publikację bez właściciela.