Archiwum nie jest miejscem, do którego przenosi się wszystko, czego redakcja nie chce już widzieć. Użytkownik musi rozumieć, że treść jest historyczna, znać jej datę i nie pomylić jej z aktualną instrukcją. Jednocześnie podmiot powinien zachować informacje wymagane przepisami, dokumentacją działalności lub wartością dowodową.
Procedura wycofania zaczyna się już przy publikacji. Dla treści czasowej należy określić datę końcową albo zdarzenie, po którym właściciel otrzyma prośbę o decyzję. System może automatycznie oznaczyć wpis do przeglądu, ale nie powinien bezwarunkowo usuwać materiału, którego obowiązek przechowywania nie został oceniony.
Możliwe są cztery decyzje: pozostawienie treści bez zmian, aktualizacja, przeniesienie do oznaczonego archiwum albo usunięcie z przekierowaniem do aktualnego źródła. Wybór zależy od funkcji materiału. Stary formularz nie powinien pozostawać dostępny do pobrania tylko dlatego, że wpis ma wartość historyczną. Można zachować stronę opisującą wcześniejszą procedurę, ale wyraźnie wskazać, że dokument jest nieaktualny i podać link do obowiązującej wersji.
Archiwizacja nie naprawia automatycznie problemu dostępności. Ustawa przewiduje określone wyłączenia dla treści archiwalnych, lecz mają one warunki i nie powinny być stosowane do dowolnej starszej publikacji. Strona archiwum, nawigacja i deklaracja dostępności nadal wymagają właściwego utrzymania. Gdy użytkownik zażąda dostępu do konkretnej informacji, podmiot powinien umieć ją odnaleźć i obsłużyć zgodnie z właściwym trybem.
W praktyce należy zadbać o przekierowania i wyszukiwarkę. Usunięcie strony bez przekierowania może zerwać linki w BIP, dokumentach i wynikach wyszukiwania. Pozostawienie dwóch podobnych wersji może być jeszcze gorsze, ponieważ użytkownik nie wie, która obowiązuje. Rejestr powinien zapisywać następcę treści oraz datę decyzji o wycofaniu.