Każda publikacja powinna być potrzebna, zrozumiała, możliwa do odnalezienia, dostępna cyfrowo i utrzymywana przez określony czas. Te zasady są ważniejsze niż wybór konkretnego programu czy wtyczki, ponieważ dotyczą zarówno prostej aktualności, jak i rozbudowanego formularza albo dokumentacji postępowania.
Najpierw należy ustalić, co jest właściwą treścią publikacji. Jeżeli odbiorca ma przeczytać komunikat, podstawową wersją powinien być tekst na stronie. Plik PDF może być dodatkiem, ale nie powinien zmuszać użytkownika do pobierania dokumentu tylko po to, by poznał termin, miejsce lub sposób załatwienia sprawy. Jeżeli użytkownik ma wypełnić formularz albo ponownie wykorzystać dane, trzeba dobrać format, który na to pozwala.
Tytuł powinien jednoznacznie identyfikować informację poza kontekstem strony. Nazwy „informacja”, „plik do pobrania” albo „załącznik nr 1” nie mówią użytkownikowi, czego dotyczą. Data publikacji nie zastępuje informacji o aktualności. Jeżeli treść obowiązuje czasowo, powinna mieć wskazany termin lub warunek utraty aktualności.
Struktura musi odpowiadać znaczeniu informacji. Nagłówki tworzą hierarchię, lista oznacza zbiór równorzędnych elementów, a tabela służy do przedstawiania danych wymagających relacji między wierszami i kolumnami. Pogrubienie lub większy rozmiar czcionki nie zastępują znacznika nagłówka. Układ zbudowany spacjami nie staje się tabelą, a tekst umieszczony na obrazie nie jest równoważny tekstowi dostępnym dla technologii asystujących.
Link powinien opisywać cel. Użytkownik korzystający z czytnika ekranu może przeglądać listę samych odsyłaczy, dlatego seria linków „więcej” albo „tutaj” nie daje mu wystarczającej informacji. Przy pliku warto podać format i rozmiar, zwłaszcza gdy pobranie może być kosztowne lub wymaga konkretnego oprogramowania.
Ostatnia zasada dotyczy odpowiedzialności po publikacji. Opublikowanie materiału nie kończy procesu. Trzeba wiedzieć, kto sprawdzi poprawność strony, kto zareaguje na zgłoszenie i kiedy treść zostanie zaktualizowana albo przeniesiona do archiwum. Brak właściciela prowadzi do powstawania zasobów, których nikt nie potrafi już ocenić ani bezpiecznie usunąć.