Narzędzia generatywnej sztucznej inteligencji mogą pomóc skrócić tekst, zaproponować nagłówki, przygotować streszczenie albo wskazać niekonsekwencje. Nie znają jednak pełnego kontekstu sprawy, mogą tworzyć nieprawdziwe informacje i nie przejmują odpowiedzialności za publikację. W redakcji publicznej powinny być traktowane jako narzędzie robocze, a nie źródło wiążących ustaleń.
Przed użyciem trzeba ustalić, jakie dane mogą zostać przekazane do danego systemu. Do publicznego narzędzia nie należy wklejać danych osobowych, informacji objętych tajemnicą, dokumentów niejawnych ani materiałów, których przetwarzanie naruszałoby warunki umowy lub politykę bezpieczeństwa. Anonimizacja polegająca tylko na usunięciu imienia może być niewystarczająca, jeżeli pozostałe szczegóły pozwalają rozpoznać osobę.
Wygenerowany tekst wymaga kontroli merytorycznej, prawnej i redakcyjnej. Należy sprawdzić fakty, podstawy prawne, daty, liczby, nazwy własne, linki i kompletność informacji. AI może przygotować przekonująco brzmiący, ale błędny opis procedury. Szczególnej ostrożności wymagają treści wpływające na prawa i obowiązki obywatela.
AI nie zastąpi badania dostępności. Może podpowiedzieć tekst alternatywny, lecz nie zna funkcji obrazu w całej publikacji. Może wskazać możliwe problemy w kodzie, ale nie przeprowadzi wiarygodnego testu z klawiaturą i technologiami asystującymi bez odpowiedniego środowiska oraz oceny specjalisty. Automatyczne przerabianie dokumentów również może zniszczyć znaczenie tabel, kolejność odczytu lub precyzję języka.
Procedura wykorzystania AI powinna wskazywać dozwolone zastosowania, rodzaje danych, wymagany poziom weryfikacji i osobę zatwierdzającą. Warto zachować informację, że narzędzie wspierało opracowanie istotnego materiału, jeżeli ma to znaczenie dla audytu procesu. Odpowiedzialność pozostaje po stronie człowieka i instytucji, która publikuje treść.