Serwis publiczny może zawierać tysiące podstron i załączników, ale system zarządzania treścią zwykle nie odpowiada na podstawowe pytania: kto jest właścicielem informacji, czy nadal jest aktualna, gdzie znajduje się plik źródłowy i kiedy należy ją ponownie sprawdzić. Rejestr zasobów nie ma kopiować całej bazy WordPressa. Ma uzupełnić dane potrzebne do zarządzania cyklem życia najważniejszych publikacji.
Na początku warto objąć rejestrem zasoby o największym znaczeniu: opisy usług, formularze, regulaminy, deklaracje, dokumenty często pobierane, informacje wymagane prawem oraz treści, których brak może uniemożliwić załatwienie sprawy. Rejestrowanie każdej krótkiej aktualności od pierwszego dnia stworzyłoby koszt, który szybko zniechęci zespół.
Minimalny wpis powinien zawierać tytuł i adres publikacji, rodzaj zasobu, właściciela merytorycznego, datę publikacji lub aktualizacji, termin przeglądu, status oraz lokalizację wersji źródłowej. Dla załączników warto dodać format, informację o sposobie weryfikacji dostępności i powiązanie z publikacją, w której są używane. W przypadku treści czasowych potrzebna jest data wycofania albo warunek, po którym redaktor otrzyma zadanie przeglądu.
Rejestr może powstać w arkuszu, systemie zgłoszeń albo jako dodatkowe pola w WordPressie. Narzędzie jest mniej ważne niż aktualizacja w tym samym procesie, w którym materiał jest publikowany. Jeżeli redaktor musi później przepisywać dane do osobnego, rzadko używanego pliku, rejestr szybko stanie się nieaktualny.
Przykładowo formularz wniosku powinien mieć właściciela w wydziale merytorycznym, datę następnego przeglądu i wskazanie edytowalnego pliku źródłowego. Gdy zmieni się przepis, można znaleźć wszystkie publikacje korzystające z formularza i wymienić je w sposób kontrolowany. Bez rejestru stara wersja może pozostać w archiwalnym wpisie, wynikach wyszukiwania albo w BIP.
Rejestr jest również podstawą planu naprawczego. Pozwala ustalić skalę zasobów, pogrupować je według ryzyka i wyznaczyć kolejność prac. Nie zastępuje audytu treści, ale sprawia, że jego wyniki można przypisać do właścicieli, terminów i konkretnych decyzji.