Załącznik jest szczególnie trudny do utrzymania, ponieważ ten sam plik może być użyty w kilku miejscach, a jego nazwa nie zawsze odpowiada treści. Po aktualizacji jedna strona prowadzi do nowej wersji, inna nadal do starej, a wyszukiwarka indeksuje oba pliki. Rejestr dokumentów powinien ograniczać właśnie takie ryzyko.
Każdy istotny dokument warto powiązać z właścicielem, stroną publikacji, wersją źródłową, datą obowiązywania i następcą. Należy zapisać, czy plik jest kopią, czy źródłem głównym. Jeżeli dokument jest publikowany w BIP i cytowany na stronie jednostki, lepiej utrzymywać jeden właściwy egzemplarz i prowadzić do niego odsyłacze, o ile nie koliduje to z wymaganiami systemu.
Nazwa pliku powinna być stabilna i zrozumiała, ale nie może być jedynym nośnikiem wersji. Data lub numer wersji powinny znajdować się również w samym dokumencie oraz w opisie publikacji. Wymiana pliku pod tym samym adresem może być wygodna, lecz utrudnia ustalenie, co użytkownik pobrał wcześniej. Dodawanie każdej wersji pod nowym adresem wymaga natomiast konsekwentnych przekierowań i oznaczenia archiwum.
Przy wycofaniu trzeba sprawdzić, gdzie plik jest używany. Samo usunięcie go z biblioteki mediów może utworzyć błędy 404 w starszych wpisach i dokumentach zewnętrznych. Bezpieczniejszy proces wyszukuje odwołania, wskazuje dokument zastępujący, aktualizuje strony i dopiero wtedy usuwa lub archiwizuje plik.
Rejestr pomaga również w dostępności. Pozwala odnaleźć pliki bez wersji źródłowej, dokumenty często pobierane, materiały pochodzące od wykonawców i zasoby, których badanie wygasło po istotnej zmianie. Dzięki temu audyt dokumentów nie kończy się listą anonimowych adresów, lecz prowadzi do właścicieli i konkretnych działań.