Schemat procesu ma pokazać decyzje i wyjątki, których nie widać w samej instrukcji. Nie potrzebuje kilkudziesięciu pól. Dla większości publikacji wystarczy sześć etapów: zgłoszenie, ocena formatu, przygotowanie, kontrola, publikacja oraz utrzymanie. Dodatkowe gałęzie pojawiają się wtedy, gdy materiał jest niekompletny, niedostępny, pilny albo wymaga specjalistycznego badania.
Najpierw warto narysować rzeczywisty proces, a nie proces deklarowany. Jeżeli materiały faktycznie trafiają przez prywatne wiadomości, a decyzje zapadają telefonicznie, należy to uwzględnić. Dopiero wtedy można wskazać zbędne kroki, brakujące role i miejsca, w których informacja ginie.
Każdy etap powinien mieć wejście, wynik i właściciela. Na przykład wynikiem zgłoszenia jest komplet treści i plików źródłowych. Wynikiem kontroli jest zgoda, zwrot do poprawy albo udokumentowany wyjątek. Wynikiem publikacji jest nie tylko adres strony, ale też aktualizacja rejestru i wyznaczenie terminu przeglądu.
Schemat powinien rozróżniać błędy merytoryczne od technicznych. Materiał z brakującą datą wraca do właściciela treści. Błąd komponentu trafia do administratora lub wykonawcy. Niedostępny dokument może wymagać poprawy przez autora, specjalistycznej remediacji albo zmiany formatu publikacji. Jedna ścieżka „poprawić” nie wystarczy.
Po wdrożeniu należy obserwować czas przejścia i liczbę zwrotów. Jeżeli większość publikacji zatrzymuje się na tym samym etapie, problem może wynikać z niejasnego formularza, zbyt późnej kontroli albo braku kompetencji. Schemat staje się wtedy narzędziem doskonalenia procesu, a nie tylko ilustracją procedury.